Cómo organizar una recepción de Año Nuevo paso a paso
Una recepción de Año Nuevo se organiza mejor empezando por la fecha, el lugar y el número real de invitados. Después se cierran las inscripciones, las preferencias alimentarias, el catering y las reservas antes de comprar. El día anterior conviene enfriar las bebidas y dejar listos los aperitivos, la vajilla y la decoración. El día del evento, sigue un orden claro: abrir el espacio, revisar baños y zonas, montar mesas y buffet, y comprobar la música y la iluminación antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar el número de invitados
- 7
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 8
Confirmar las reservas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Hacer la compra
3 personas
- 11
Recoger los materiales
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Preparar aperitivos calientes
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Comprobar los espacios
2 personas
- 17
Montar mesas
4 personas
- 18
Colocar las sillas
4 personas
- 19
Montar el buffet
3 personas
- 20
Preparar la vajilla
2 personas
- 21
Colgar la decoración
3 personas
- 22
Instalar la iluminación
2 personas
- 23
Conectar el equipo de música
2 personas
- 24
Montar el guardarropa
2 personas
- 25
Comprobar los baños
Evento
- 26
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 28
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 29
Reponer el bufé
3 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Encargarse del café y el té
2 personas
- 32
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 33
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
- 34
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 35
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
- 36
Recoger la basura
3 personas
- 37
Lavar la vajilla
3 personas
- 38
Limpiar el lugar
4 personas
- 39
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 40
Retirar la decoración
3 personas
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Devolver los materiales
2 personas
- 43
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Tazascant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Decoración con números
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados al menos 7 días antes. Con ese número calcula la comida, la vajilla, las copas y las bebidas; añade un margen del 10 % para no quedarte corto.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse, no la víspera. Separa esas raciones y etiqueta las bandejas antes de montar el buffet para evitar dudas durante la recepción.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara cubiteras y neveras portátiles. Las bebidas que se sirven frías suelen ser lo primero que falta cuando todos llegan a la vez.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar el espacio. Coloca primero mesas y sillas, después el buffet, la vajilla, el guardarropa, la iluminación y por último los altavoces y los cables.
- Haz una revisión final 30 minutos antes de abrir. Comprueba baños, enchufes, regletas, música, iluminación, café, servilletas y que haya suficientes pinzas y cucharones para servir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y las reservas. Envía las invitaciones al menos 14 días antes y cierra el número de invitados 7 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering y hacer la compra?
- Confirma el catering cuando falten unas 2 semanas y vuelve a validar las cantidades al cerrar las inscripciones. Haz la compra de productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y deja los productos frescos para las últimas 24 o 48 horas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el lugar?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, buffet, vajilla, decoración, guardarropa e iluminación. Reserva otros 30 minutos para comprobar baños, sonido, enchufes y bebidas antes de abrir.
- ¿Cuándo se preparan las bebidas y los aperitivos?
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de la recepción y prepara los aperitivos fríos con antelación. Los aperitivos calientes deben terminarse lo más cerca posible de la llegada, normalmente durante los 30 a 45 minutos previos.
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