Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie
Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Open vervolgens de aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je cateringhoeveelheden en reserveringen op tijd kunt vastleggen. Regel daarna boodschappen, materialen en techniek. Op de dag zelf werk je van grof naar fijn: locatie openen, ruimtes controleren, tafels en stoelen plaatsen, buffet en garderobe inrichten en pas daarna versiering, verlichting en muziek aansluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen openen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Aantal gasten bevestigen
- 7
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 8
Reserveringen bevestigen
- 9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
3 personen
- 11
Materialen ophalen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Warme hapjes voorbereiden
2 personen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Ruimtes controleren
2 personen
- 17
Tafels opstellen
4 personen
- 18
Stoelen opstellen
4 personen
- 19
Buffet inrichten
3 personen
- 20
Servies klaarzetten
2 personen
- 21
Versiering ophangen
3 personen
- 22
Verlichting plaatsen
2 personen
- 23
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
- 24
Garderobe inrichten
2 personen
- 25
Toiletten controleren
Event
- 26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 27
Gasten verwelkomen
2 personen
- 28
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 29
Buffet aanvullen
3 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Koffie en thee verzorgen
2 personen
- 32
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 33
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
- 34
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 35
Etensresten veilig verpakken
2 personen
- 36
Afval verzamelen
3 personen
- 37
Servies afwassen
3 personen
- 38
Locatie schoonmaken
4 personen
- 39
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 40
Decoratie verwijderen
3 personen
- 41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 42
Materialen retourneren
2 personen
- 43
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 60
- Kopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Muziekspeler
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Cijferversiering
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de receptie, zodat je het definitieve aantal gasten en de cateringhoeveelheden nog kunt doorgeven. Neem dieetwensen mee voordat je bestelt, niet pas bij het buffet.
- Plan het ophalen van materialen vóór de opbouwdag. Controleer daarbij of je voor het buffet niet alleen borden en bestek hebt, maar ook voldoende serveerschalen, serveertangen en opscheplepels.
- Zet drank minimaal enkele uren voor ontvangsttijd koud. Verdeel glazen over het uitgiftepunt en gebruik koelboxen of ijsblokbakken als niet alles in een koelkast past.
- Test muziek, speakers, stekkerdozen en verlengkabels voordat gasten binnenkomen. Een korte controle van 10 minuten voorkomt dat je tijdens de receptie nog aansluitingen of een muziekspeler moet zoeken.
- Reserveer bij de opbouw een vast moment voor toiletten en garderobe. Controleer de toiletten vlak vóór de ontvangst en richt garderoberekken zo in dat jassen niet op stoelen of tafels belanden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsreceptie organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de receptie, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
- Wanneer moet je het aantal gasten voor een nieuwjaarsreceptie bevestigen?
- Bevestig het definitieve aantal 3 tot 5 dagen van tevoren aan de catering of leverancier. Houd daarna alleen nog wijzigingen bij die direct gevolgen hebben voor dieetwensen, reserveringen of de hoeveelheid hapjes.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, garderobe, versiering, verlichting en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten vóór ontvangsttijd voor een laatste controle van ruimtes, toiletten, drank en muziek.
- Wanneer moet je drank en hapjes voorbereiden voor een nieuwjaarsreceptie?
- Koel de dranken enkele uren vooraf en bereid koude hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf. Warme hapjes bereid je in delen vlak vóór en tijdens de ontvangst, zodat ze niet te lang klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!