Organiser une réception d'adieu, étape par étape

Une réception d'adieu demande surtout une bonne séquence : confirmer le lieu, suivre les réponses, puis ajuster le traiteur et l'installation au nombre final d'invités. Prévoyez aussi un moment pour les besoins alimentaires et un rappel avant la date. Le jour même, l'ordre des préparatifs compte : espace, tables, décoration, son, boissons et café. Ce plan vous aide à éviter les oublis qui compliquent les dernières heures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des invités
8
Passer la commande traiteur
9
Commander le gâteau
10
Confirmer les réservations
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer les produits frais
14
Aller chercher le gâteau
15
Vérifier l’espace
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
2 personnes
18
Installer le portant à vêtements
19
Dresser les tables
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Aménager un coin souvenir
2 personnes
22
Tester le matériel sonore
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer le point café
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
26
Garnir les sandwiches
3 personnes
27
Couper le gâteau
28
Signaler les allergènes
29
Préparer la table d’accueil
2 personnes
30
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
2 personnes
32
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Annoncer le discours
38
Animer le discours
39
Servir le gâteau
3 personnes
40
Animer le livre-souvenir
41
Annoncer le dernier tour

Suivi

42
Emballer les restes
2 personnes
43
Ranger les boissons
2 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Rassembler les objets trouvés
50
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Couteau à gâteau

Décoration

Nappesqté 6
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 60
Livre souvenir
Stylosqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Bacs de rangementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 8
Seauxqté 2
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle et les invitations, puis fixez une date limite de réponse située environ 10 à 14 jours avant la réception. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes absentes et d'établir une liste définitive.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l'inscription, pas la veille. Transmettez le bilan au traiteur après la clôture des réponses et vérifiez la commande quelques jours avant la réception.
Gardez les produits frais, le gâteau et les boissons pour la fin des préparatifs. Les boissons peuvent être mises au frais le jour même, tandis que le gâteau doit être récupéré assez tard pour rester présentable.
Réservez un créneau d'installation d'au moins 2 heures avant l'arrivée des invités. Commencez par les tables, les chaises et le portant à vêtements, puis passez au dressage, à la décoration et au coin souvenir.
Testez l'enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l'accueil. Prévoyez aussi un passage de contrôle pour le café, les poubelles, les plateaux de service et les boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception d'adieu ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant afin de finaliser les invités, le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réception d'adieu ?: Prévoyez au moins 2 heures si les tables, les chaises, la décoration et le matériel sonore sont à installer sur place. Ajoutez 30 minutes si vous devez aussi aménager un coin souvenir ou préparer le point café.
Quand commander le traiteur et le gâteau ?: Passez la commande du traiteur après la clôture des inscriptions, généralement 10 à 14 jours avant l'événement. Commandez ou confirmez le gâteau au même moment, puis vérifiez les deux réservations 3 à 5 jours avant.
Que faire le jour même d'une réception d'adieu ?: Commencez par vérifier l'espace et installer le mobilier, puis dressez les tables et suspendez la décoration. Testez le son, mettez les boissons au frais et préparez le café avant l'arrivée des invités, idéalement 30 minutes à l'avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.