Abschiedsempfang organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Platz für Kleiderständer, Stehtische, Abfallbehälter und die Erinnerungsecke.
• Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und eine belastbare Gästeliste erstellen.
• Bestelle Catering und Torte erst nach Ablauf der Rückmeldefrist, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Plane bei der Bestellung eine kleine Reserve von etwa 5 Prozent ein, statt spontan nachkaufen zu müssen.
• Lege Getränke, Geschirr und Kaffee getrennt nach Stationen bereit. Stelle Wasser in Karaffen bereit und rechne für das erste Empfangsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person; Kaffee, Tassen und Thermoskannen gehören an einen eigenen Platz.
• Plane den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Beginn. Teste Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon mit dem Verlängerungskabel, stelle die Erinnerungsecke fertig und hole frische Produkte sowie die Torte erst am Veranstaltungstag ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abschiedsempfang organisieren?

Starte etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung und Einladung. Die Rückmeldungen sollten 10 bis 14 Tage vor dem Termin vorliegen, damit Catering und Torte passend bestellt werden können.

Wie viele Getränke braucht man für einen Abschiedsempfang?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Bei einem zweistündigen Empfang solltest du insgesamt ungefähr 4 bis 5 Getränke pro Person einplanen, abhängig von Kaffee- und Alkoholausschank.

Wann muss man Catering und Torte bestellen?

Bestelle beides etwa 7 bis 10 Tage vor dem Empfang, sobald die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche feststehen. Die Torte solltest du am Veranstaltungstag mit ausreichend Zeit für die Abholung einplanen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Abschiedsempfangs?

Plane mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Dekoration, Erinnerungsecke, Kaffeestation und Snacks ein. Für den Techniktest sollten zusätzlich etwa 15 Minuten vor Beginn frei bleiben.

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