Cómo organizar una recepción de despedida sin improvisar
Una recepción de despedida funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: invitados, reservas y montaje. Primero confirma el espacio y las respuestas; después encarga el catering, la tarta y las bebidas con cantidades cerradas. En la última semana comprueba reservas, preferencias dietéticas y equipo. El día del evento, deja al menos dos horas para colocar mesas, sillas, decoración, recuerdos, café y sonido, sin mezclar estas tareas con la bienvenida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Enviar recordatorio
- 7
Hacer la lista definitiva de invitados
- 8
Realizar el pedido de catering
- 9
Pedir tarta
- 10
Confirmar las reservas
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Recoger productos frescos
- 14
Recoger la tarta
- 15
Comprobar el espacio
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
2 personas
- 18
Colocar un perchero
- 19
Preparar las mesas
2 personas
- 20
Colgar la decoración
2 personas
- 21
Montar el rincón de recuerdos
2 personas
- 22
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar el rincón del café
2 personas
- 25
Disponer los aperitivos
3 personas
- 26
Preparar bocadillos
3 personas
- 27
Cortar la tarta
- 28
Marcar alérgenos
- 29
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
- 30
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 31
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 32
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 37
Anunciar el discurso
- 38
Acompañar el discurso
- 39
Servir la tarta
3 personas
- 40
Coordinar el libro de recuerdos
- 41
Anunciar la última ronda
Seguimiento
- 42
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 43
Recoger las bebidas
2 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 46
Retirar la decoración
2 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Recoger objetos perdidos
- 50
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas altascant. 4
- Perchero
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Tenedores de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 4
- Cuchillo para tarta
Decoración
- Mantelescant. 6
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Marcos de fotoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Libro de recuerdos
- Bolígrafoscant. 12
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Paños de microfibracant. 8
- Cuboscant. 2
- Limpiacristales
- Recogedor y escobacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados entre 5 y 7 días antes. Usa ese número para confirmar el catering, pedir la tarta y calcular vasos, platos y cubiertos; mantener un margen del 10 % evita quedarse corto.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día anterior. Entrega al catering una lista separada y reserva al menos una opción claramente identificada por cada necesidad comunicada.
- Envía un recordatorio 48 horas antes con la hora, la dirección y el plazo para avisar de cambios. Las confirmaciones de reservas conviene revisarlas ese mismo día, especialmente el espacio, el catering y la tarta.
- Programa el montaje con dos horas de antelación. Coloca primero mesas, sillas, perchero y papeleras; después prepara las mesas, cuelga la decoración y monta el rincón de recuerdos para no estropearlo mientras mueves el mobiliario.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y prueba el altavoz y el micrófono antes de que lleguen los invitados. Deja libres los cables de paso y prepara el rincón del café al final, para que las tazas, termos y complementos sigan limpios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de despedida?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas y cerrar el pedido de catering.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una recepción de despedida?
- Calcula el catering a partir de la lista definitiva y añade un margen del 10 %. Para las bebidas, prevé unas 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de recepción.
- ¿Con cuánta antelación se encarga la tarta?
- Pídela al menos 7 días antes y confirma el pedido 48 horas antes de recogerla. Comprueba también quién la recoge, dónde se conservará y que haya un cuchillo para tarta disponible.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. El montaje suele retrasarse cuando se intenta probar el sonido, enfriar bebidas y preparar el café al mismo tiempo que se colocan mesas y decoración.
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