Organiser une randonnée de six jours, étape par étape

Une randonnée de six jours se prépare comme six événements liés : chaque étape doit avoir son itinéraire, ses points de repos, son équipe et son matériel. Commencez par sécuriser les lieux de départ et d’arrivée, puis validez les parcours avant de gérer les autorisations et la circulation. Les inscriptions, les horaires de départ et les besoins alimentaires doivent être centralisés plusieurs semaines à l’avance. La dernière phase consiste à trier le matériel par jour et à vérifier le balisage sur le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
2
Définir les itinéraires par jour
3 personnes
3
Vérifier et mesurer à nouveau les parcours
3 personnes
4
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
6
Définir les points de repos par itinéraire
3 personnes
7
Réserver des toilettes pour les points de repos
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
13
Répartir les horaires de départ et les groupes
2 personnes
14
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
15
Collecter les coordonnées médicales
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Créer les dossards et les cartes de poinçonnage
2 personnes
18
Préparer les flèches d'itinéraire et les rubans
3 personnes
19
Vérifier le matériel médical
2 personnes
20
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
21
Imprimer les instructions du parcours
22
Trier le matériel par jour
3 personnes

Événement

23
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
24
Balisage du parcours
6 personnes
25
Aménager des points de repos
6 personnes
26
Préparer la table d'inscription
3 personnes
27
Enregistrer les participants
4 personnes
28
Distribuer les dossards
3 personnes
29
Informer les participants
2 personnes
30
Saluer les randonneurs au départ
3 personnes
31
Tenir les points de repos
8 personnes
32
Distribuer de l'eau et des snacks
6 personnes
33
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
2 personnes
36
Supprimer l’itinéraire du jour
4 personnes
37
Mettre en place l'itinéraire du jour 2
6 personnes
38
Aménager les points de repos du jour 2
6 personnes
39
Ouvrir la table de départ
3 personnes
40
Enregistrer et faire partir les participants
4 personnes
41
Désigner les postes de repos du jour 2
8 personnes
42
Distribuer l'eau et les snacks du jour 2
6 personnes
43
Enregistrer l’arrivée du jour 2
3 personnes
44
Vérifier le parcours du Jour 2
2 personnes
45
Tracer le parcours du jour 3
6 personnes
46
Installer les points de repos du jour 3
6 personnes
47
Lancer les participants du jour 3
4 personnes
48
Assurer les points de repos du jour 3
8 personnes
49
Distribuer le ravitaillement du Jour 3
6 personnes
50
Enregistrer l'arrivée du jour 3
3 personnes
51
Vérifier l'itinéraire du jour 3
2 personnes
52
Baliser le parcours du jour 4
6 personnes
53
Aménager les points de repos du jour 4
6 personnes
54
Faire partir les participants du jour 4
4 personnes
55
Tenir les points de repos du jour 4
8 personnes
56
Distribuer le ravitaillement du Jour 4
6 personnes
57
Enregistrer l’arrivée du jour 4
3 personnes
58
Vérifier l'itinéraire du jour 4
2 personnes
59
Baliser le parcours du jour 5
6 personnes
60
Aménager les points de repos du jour 5
6 personnes
61
Laisser partir les participants du jour 5
4 personnes
62
Assurer les points de repos du jour 5
8 personnes
63
Distribuer le ravitaillement du Jour 5
6 personnes
64
Enregistrer l’arrivée du jour 5
3 personnes
65
Vérifier l’itinéraire du jour 5
2 personnes
66
Baliser le parcours final
6 personnes
67
Aménager les points de repos de la finale
6 personnes
68
Lancer les participants de la finale
4 personnes
69
Désigner les responsables des points de repos de la finale
8 personnes
70
Distribuer le ravitaillement de la finale
6 personnes
71
Enregistrer les arrivants
4 personnes
72
Organiser la remise des médailles
4 personnes
73
Servir les boissons et amuse-bouches de clôture
6 personnes
74
Vérifier l’itinéraire final
2 personnes

Suivi

75
Nettoyer la zone d’arrivée
5 personnes
76
Ranger le matériel du jour 2
5 personnes
77
Ranger les matériaux du jour 3
5 personnes
78
Ranger le matériel du jour 4
5 personnes
79
Ranger les matériaux du jour 5
5 personnes
80
Retirer tous les panneaux d’itinéraire
6 personnes
81
Nettoyer la zone d’arrivée
8 personnes
82
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
83
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
84
Remettre les lieux propres
4 personnes
85
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
86
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes
87
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables d’inscriptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 40
Poubellesqté 12
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Carafes d’eauqté 20

Équipement

Glacièresqté 12
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 4
Téléphones portablesqté 12
Batteries externesqté 12
Talkies-walkiesqté 10

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Ruban de balisageqté 20
Panneaux de directionqté 36
Cartes de poinçonnageqté 180
Numéros de départqté 180
Tamponsqté 12
Rubans de médailleqté 180
Bâtons de marcheqté 12
Caisses pliantesqté 24
Roues de mesureqté 2
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 30
Parapluiesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Louchesqté 12
Thermosqté 20
Pains de glaceqté 48
Bacs alimentairesqté 30
Gants en nitrileqté 400

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Bandes de pansementsqté 300
Pansements pour ampoulesqté 250
Bandages élastiquesqté 20
Couvertures isolantesqté 20
Gants jetablesqté 100
Désinfectantqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de bienvenueqté 6
Rubans de podiumqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les parcours : définissez les six itinéraires, mesurez-les une seconde fois et notez pour chaque journée la distance, les horaires estimés et les points de repos. Une modification tardive peut entraîner de nouvelles autorisations ou un changement du dispositif de circulation.
Réservez les lieux et les équipements fixes au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Prévoyez notamment les tables d’inscription, les tentes, les toilettes des points de repos et les espaces nécessaires à l’accueil et à l’arrivée.
Centralisez les inscriptions et les informations sensibles dans un même tableau : groupe de départ, coordonnées médicales, besoins alimentaires et contact d’urgence. Envoyez les consignes du parcours au plus tard 7 jours avant la première étape.
Organisez les bénévoles par créneaux et par lieu, pas seulement par journée. Pour chaque point de repos, désignez au minimum une personne responsable, puis ajoutez une réserve pour les absences et les changements d’horaires.
Préparez six lots de matériel distincts, un par étape, au lieu de tout stocker ensemble. Comptez les flèches, rubans, panneaux, cartes de poinçonnage, gilets réfléchissants, lampes et moyens de communication avant chaque départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de six jours ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les lieux, autorisations, itinéraires et mesures de circulation doivent être lancés 8 à 12 semaines avant, tandis que les inscriptions et le planning des bénévoles se finalisent dans les dernières semaines.
Quand faut-il vérifier les itinéraires d’une randonnée de six jours ?: Faites une première validation dès que les parcours sont définis, puis une seconde mesure 4 à 6 semaines avant l’événement. Contrôlez encore les passages sensibles 2 à 3 jours avant le balisage, notamment après des travaux ou une météo défavorable.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription avec les règles pratiques, puis le dossier complet au moins 7 jours avant le départ. Rappelez les horaires de groupe, les points de repos, les coordonnées utiles et les éventuelles consignes alimentaires.
Combien de bénévoles prévoir pour une randonnée de six jours ?: Le nombre dépend des points de repos, des départs et des croisements à surveiller, mais préparez un planning par créneau avec une personne de remplacement pour chaque poste essentiel. Finalisez les affectations 10 à 14 jours avant la première étape et confirmez-les 48 heures avant.

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