Cómo organizar una marcha de seis días sin perder el control

Una marcha de seis días se organiza por jornadas, pero muchas decisiones afectan a todo el recorrido. Empieza reservando las zonas de salida y meta, definiendo las rutas y calculando los puntos de descanso antes de abrir las inscripciones. Después coordina permisos, tráfico, baños, voluntariado y atención médica. La última semana debe servir para revisar medidas, clasificar materiales por día y confirmar horarios, no para improvisar la logística básica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar las zonas de salida y meta
2 personas
2
Definir rutas por día
3 personas
3
Comprobar y volver a medir las rutas
3 personas
4
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
5
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
6
Definir los puntos de descanso por ruta
3 personas
7
Reservar baños para los puntos de descanso
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar información a los participantes
2 personas
13
Asignar horarios de salida y grupos
2 personas
14
Mandar imprimir mapas de ruta
15
Recopilar datos de contacto médicos
16
Crear el horario de voluntarios
2 personas
17
Hacer los dorsales y las tarjetas de control
2 personas
18
Preparar las flechas de ruta y las cintas
3 personas
19
Comprobar los materiales médicos
2 personas
20
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
21
Imprimir instrucciones de la ruta
22
Clasificar los materiales por día
3 personas

Evento

23
Montar la zona de salida y meta
6 personas
24
Señalizar la ruta
6 personas
25
Montar zonas de descanso
6 personas
26
Preparar la mesa de inscripción
3 personas
27
Registrar a los participantes
4 personas
28
Repartir dorsales
3 personas
29
Instruir a los participantes
2 personas
30
Despedir a los caminantes
3 personas
31
Atender los puntos de descanso
8 personas
32
Repartir agua y snacks
6 personas
33
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Realizar la revisión final de la ruta
2 personas
36
Retirar la ruta del día
4 personas
37
Marcar la ruta del Día 2
6 personas
38
Montar los puntos de descanso del Día 2
6 personas
39
Abrir la mesa de salida
3 personas
40
Dar de baja a los participantes e iniciar
4 personas
41
Atender los puntos de descanso del día 2
8 personas
42
Repartir agua y snacks del día 2
6 personas
43
Registrar la llegada del día 2
3 personas
44
Comprobar la ruta del día 2
2 personas
45
Trazar la ruta del día 3
6 personas
46
Montar los puntos de descanso del día 3
6 personas
47
Hacer salir a los participantes del día 3
4 personas
48
Atender los puntos de descanso del día 3
8 personas
49
Distribuir el avituallamiento del día 3
6 personas
50
Registrar la llegada a meta del día 3
3 personas
51
Comprobar la ruta del Día 3
2 personas
52
Trazar el recorrido del Día 4
6 personas
53
Montar los puntos de descanso del Día 4
6 personas
54
Dejar comenzar a los participantes del día 4
4 personas
55
Cubrir los puntos de descanso del día 4
8 personas
56
Repartir el catering del Día 4
6 personas
57
Registrar la meta del Día 4
3 personas
58
Comprobar la ruta del día 4
2 personas
59
Trazar la ruta del día 5
6 personas
60
Montar los puntos de descanso del Día 5
6 personas
61
Hacer empezar a los participantes del día 5
4 personas
62
Cubrir los puntos de descanso del día 5
8 personas
63
Repartir el catering del Día 5
6 personas
64
Registrar la meta del Día 5
3 personas
65
Revisar la ruta del Día 5
2 personas
66
Trazar la ruta final
6 personas
67
Preparar los puntos de descanso de la final
6 personas
68
Hacer salir a los participantes de la final
4 personas
69
Atender los puntos de descanso de la final
8 personas
70
Repartir la asistencia final
6 personas
71
Registrar a los finalistas
4 personas
72
Organizar la entrega de medallas
4 personas
73
Servir las bebidas y aperitivos de cierre
6 personas
74
Comprobar la ruta final
2 personas

Seguimiento

75
Limpiar la zona de meta
5 personas
76
Retirar los materiales del día 2
5 personas
77
Recoger los materiales del Día 3
5 personas
78
Recoger los materiales del Día 4
5 personas
79
Recoger los materiales del Día 5
5 personas
80
Retirar todos los carteles de ruta
6 personas
81
Limpiar la zona de meta
8 personas
82
Limpiar la vajilla y los materiales
4 personas
83
Recoger y retirar la basura
4 personas
84
Dejar los espacios limpios
4 personas
85
Devolver el material prestado
2 personas
86
Retirar el stock no utilizado
2 personas
87
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 40
Papeleracant. 12
Biombos para vestuarioscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertoscant. 200
Tazas de cafécant. 100
Jarras de aguacant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 4
Teléfonos móvilescant. 12
Baterías externascant. 12
Walkie-talkiescant. 10

Material deportivo

Flechas de rutacant. 180
Cinta de balizamientocant. 20
Señales de rutacant. 36
Tarjetas de selloscant. 180
Dorsalescant. 180
Selloscant. 12
Cintas de medallacant. 180
Bastones de senderismocant. 12
Cajas plegablescant. 24
Ruedas de medicióncant. 2
Linternascant. 12
Chalecos reflectantescant. 30
Paraguascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cucharonescant. 12
Termoscant. 20
Acumuladores de fríocant. 48
Bandejas de comidacant. 30
Guantes de nitrilocant. 400

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Tiras de apósitoscant. 300
Apósitos para ampollascant. 250
Vendajes elásticoscant. 20
Mantas aislantescant. 20
Guantes desechablescant. 100
Desinfectantecant. 6

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 48

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de bienvenidacant. 6
Cintas del podiocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rutas antes de publicar la inscripción. Mídelas al menos dos veces y comprueba que las flechas, cintas y señales se pueden colocar y retirar cada día sin confusiones.
Calcula un punto de descanso para cada tramo largo y reserva los baños con antelación. Confirma también quién los abre, quién repone lo necesario y quién revisa la zona durante la jornada.
Asigna grupos y horarios de salida varios días antes. Envía a cada participante la ruta correspondiente, las instrucciones, el punto de encuentro y un teléfono de contacto, en lugar de entregar toda la información al llegar.
Organiza el voluntariado por turnos para las seis jornadas y deja un responsable por salida, meta, descanso y recorrido. Guarda los teléfonos de los coordinadores en varios móviles y prepara baterías externas y walkie-talkies.
Clasifica dorsales, tarjetas de control, sellos, mapas, material médico y señalización en cajas separadas por día. Haz una comprobación final 24 horas antes de cada etapa para detectar compras o impresiones pendientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha de seis días?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, las medidas de tráfico, las zonas de salida y meta y los baños suelen requerir más margen que las inscripciones.
¿Cuándo hay que comprobar las rutas de una marcha de seis días?: Haz una primera medición al definir el recorrido y una segunda entre 7 y 14 días antes del inicio. Revisa también cada ruta el día anterior si ha habido obras, cambios de tráfico o mal tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una marcha de seis días?: Calcula como base una persona responsable para la salida, otra para la meta, una por cada punto de descanso y varios equipos para señalizar y retirar marcas. Prepara además un 10 % de personas de reserva por bajas o cambios de turno.
¿Cuándo se envía la información a los participantes?: Envía las instrucciones generales entre 7 y 10 días antes y confirma el grupo y la hora de salida entre 2 y 3 días antes. Incluye rutas, puntos de descanso, contacto médico y qué hacer si llegan tarde.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.