Eine Buchpräsentation Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Buchpräsentation müssen Inhalt, Gästeliste und Ablauf genau zusammenspielen. Beginne mit dem Termin, der Location sowie der Zusage von Autor und Verlag, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Programm, Anmeldungen, Buchbestellung, Catering und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem klare Zuständigkeiten: Wer öffnet den Raum, betreut die Registrierung, verkauft Bücher und begleitet die Signierung?

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Autor bestätigen
3
Verlag bestätigen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Bücher bestellen
10
Buchverkauf vereinbaren
11
Buchsignierung planen
12
Cateringmengen festlegen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Technik testen
2 Personen
15
Präsentationsdatei zusammenstellen
16
Namensschilder vorbereiten
17
Programme drucken
18
Wegweiser drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Bücher und Materialien bereitstellen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Raum reinigen
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
27
Büchertisch einrichten
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

32
Gäste empfangen
3 Personen
33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
34
Namensschilder verteilen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Eröffnungsrede halten
37
Buchpräsentation begleiten
38
Fragerunde moderieren
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Bücher verkaufen
2 Personen
42
Bücher signieren lassen
2 Personen
43
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
44
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
45
Müll zwischendurch entsorgen
46
Gäste verabschieden
2 Personen
47
Buchverkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

48
Präsentationstechnik abkoppeln
2 Personen
49
Möbel zurückstellen
4 Personen
50
Dekoration entfernen
2 Personen
51
Geschirr abwaschen
3 Personen
52
Oberflächen reinigen
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
55
Buchbestand zählen
56
Verkaufserlös übergeben
2 Personen
57
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
58
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 65
TischeAnz. 8
Rednertisch
HockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
ServierplattenAnz. 70
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
TeelöffelAnz. 70
ServiertablettsAnz. 6

Präsentation

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-Kabel
Tragbarer Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 3

Registrierung

NamensschilderAnz. 70
ProgrammkartenAnz. 70
RegistrierungsformulareAnz. 70
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 3

Buchverkauf

BuchungenAnz. 70
BuchstützenAnz. 4
Geldkassette
Kartenterminal
GeschenktütenAnz. 70

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 4
Willkommensschild
WegweiserAnz. 4
GirlandenAnz. 6
StiftehalterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülbeckenAnz. 2
SpülbürstenAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei Bestuhlung, Rednertisch, Stromanschlüsse und die Möglichkeit für einen Büchertisch. So vermeidest du, dass Beamer, Mikrofon oder zusätzliche Tische erst am Veranstaltungstag fehlen.
Bestätige Autor und Verlag, bevor du das Programm und die Einladungen fertigstellst. Plane für Lesung, Gespräch und Fragen konkrete Zeitblöcke ein und verschicke die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
Bestelle Bücher erst nach einer belastbaren Anmeldezahl, aber spätestens 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Halte zusätzlich eine kleine Reserve bereit und kläre vorher, ob Barzahlung, Kartenzahlung oder beides möglich ist.
Teste Laptop, Präsentationsdatei, Beamer, HDMI-Kabel und Mikrofon mindestens 1 Woche vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Lege eine Sicherungskopie der Präsentation auf einem zweiten Gerät ab und prüfe, ob Verlängerungskabel benötigt werden.
Teile den Aufbau am Veranstaltungstag in feste Aufgaben ein: Registrierung, Getränke, Buchverkauf und Signierung brauchen jeweils eine zuständige Person. Stelle Namensschilder, Programmkarten, Stifte sowie Geldkassette oder Kartenterminal mindestens 30 Minuten vor Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchpräsentation organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Location, Autor und Verlag. Für Einladungen, Anmeldungen, Buchbestellung und Techniktests bleiben dann noch mehrere Wochen Puffer.
Wie viele Bücher sollte man für eine Buchpräsentation bestellen?: Orientiere dich an den bestätigten Anmeldungen und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 60 angemeldeten Gästen wären das ungefähr 66 Bücher, sofern der Verlag diese Menge rechtzeitig liefern kann.
Wann sollte man die Einladungen zur Buchpräsentation verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Bitte um eine Rückmeldung bis etwa 10 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Bücher genauer planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Buchpräsentation?: Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Büchertisch, Catering und Technik ein. Der Techniktest sollte zusätzlich vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit Präsentation und Mikrofon nicht unter Zeitdruck geprüft werden.

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