Een boekpresentatie organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en bevestiging van auteur en uitgever. Werk daarna het programma uit, zodat je weet hoeveel tijd er is voor presentatie, vragen, verkoop en signeren. Verstuur uitnodigingen zodra de inhoud en praktische gegevens vaststaan en houd aanmeldingen, dieetwensen en boekbestellingen bij. In de laatste week draait alles om controle: techniek testen, materialen klaarleggen en de ruimte logisch inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Auteur bevestigen
3
Uitgever bevestigen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Boeken bestellen
10
Boekverkoop afspreken
11
Boeksignering plannen
12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Techniek testen
2 personen
15
Presentatiebestand verzamelen
16
Naambadges voorbereiden
17
Programma's printen
18
Routebordjes printen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Boeken en materialen klaarzetten
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimte schoonmaken
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Presentatietechniek opstellen
2 personen
27
Boekentafel inrichten
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

32
Gasten ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Naambadges uitdelen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Openingswoord verzorgen
37
Boekpresentatie begeleiden
38
Vragenronde begeleiden
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Boeken verkopen
2 personen
42
Boeken laten signeren
2 personen
43
Informeel napraten begeleiden
2 personen
44
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
45
Afval tussentijds afvoeren
46
Gasten uitzwaaien
2 personen
47
Boekverkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

48
Presentatietechniek afkoppelen
2 personen
49
Meubilair terugzetten
4 personen
50
Versiering verwijderen
2 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Boekvoorraad tellen
56
Verkoopopbrengst overdragen
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Schotelsaantal 70
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Presentatie

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Registratie

Naamkaartjesaantal 70
Programmakaartenaantal 70
Registratieformulierenaantal 70
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 3

Boekverkoop

Boekenaantal 70
Boekensteunenaantal 4
Geldkist
Betaalterminal
Cadeauzakkenaantal 70

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Routebordjesaantal 4
Slingersaantal 6
Pennenbakjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst op minuten: reserveer naast de presentatie ook tijd voor ontvangst, vragen, boekverkoop en signeren. Zo loopt het programma niet uit zodra bezoekers na afloop een boek willen laten tekenen.
Bestel boeken pas nadat je de aanmeldingen hebt bijgewerkt en houd een kleine marge aan. Leg boekensteunen, een geldkist en betaalterminal samen op één verkooptafel, zodat de verkoop niet stilvalt door zoekwerk.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en draadloze microfoon uiterlijk één dag vooraf met precies het presentatiebestand. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; die ontbreken vaak pas wanneer de ruimte al vol staat.
Maak de ontvangsttafel vóór opening compleet met naamkaartjes, programmakaarten, registratieformulieren, pennen en klemborden. Zet routebordjes op ooghoogte en controleer of bezoekers vanaf de ingang de registratie en zaal direct vinden.
Koel dranken en zet hapjes pas klaar nadat tafels en stoelen staan. Controleer de catering aan de hand van de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment nog servies of een alternatief hapje moet regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een boekpresentatie?: Reken voor het inhoudelijke programma op 60 tot 90 minuten. Plan daarna minstens 30 minuten voor boekverkoop, gesprekken en signeren; juist dat uitloopmoment wordt vaak vergeten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een boekpresentatie?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de presentatie, zodat je aantallen, dieetwensen, catering en het aantal boeken nog kunt controleren.
Hoeveel boeken moet je bestellen voor een boekpresentatie?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en tel een kleine reserve op voor spontane bezoekers en extra verkoop. Controleer de bestelling uiterlijk 1 week vooraf, zodat er nog tijd is om tekorten aan te vullen.
Wanneer test je de techniek voor een boekpresentatie?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook aansluitingen, stroompunten en de versie van het presentatiebestand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.