Organiser une préparation aux examens sans rien oublier
Une préparation aux examens réussie repose d’abord sur un calendrier réaliste, une salle adaptée et un encadrement confirmé. Commence par fixer les horaires, réserver l’espace d’étude et ouvrir les inscriptions avant de préparer les exercices. La semaine précédente, vérifie les participants, les besoins alimentaires et tout le matériel technique. Le jour venu, prévois assez de temps pour installer les tables, tester la présentation et accueillir chacun calmement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver la salle d’étude
- 3
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
2 personnes
- 4
Rassembler le matériel d’entraînement
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier la liste des participants
- 10
Envoyer le programme aux participants
- 11
Sélectionner les questions de test
2 personnes
- 12
Vérifier les modèles de réponse
2 personnes
- 13
Imprimer les feuilles de travail
- 14
Créer des badges nominatifs
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
- 17
Tester la présentation
2 personnes
Événement
- 18
Ouvrir la salle
2 personnes
- 19
Installer les tables
3 personnes
- 20
Installer les chaises
3 personnes
- 21
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
- 22
Préparer les plans de travail
2 personnes
- 23
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
- 25
Accueillir les participants
2 personnes
- 26
Présenter le programme
- 27
Aborder la matière de l’examen
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons de la pause
- 29
Servir les snacks de pause
2 personnes
- 30
Distribuer le test d'entraînement
2 personnes
- 31
Encadrer le test d’entraînement
3 personnes
- 32
Faire le débriefing des réponses
2 personnes
- 33
Servir le dîner
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Encadrer les exercices approfondis
3 personnes
- 36
Répondre aux questions individuelles
3 personnes
- 37
Organiser une dernière session de questions
2 personnes
- 38
Distribuer les conseils et le résumé
2 personnes
- 39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 40
Rassembler le matériel
3 personnes
- 41
Trier les déchets
2 personnes
- 42
Faire la vaisselle
2 personnes
- 43
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 44
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 45
Éteindre la technique
- 46
Réfrigérer les restes
- 47
Restituer le matériel emprunté
- 48
Partager numériquement le matériel des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 45
- Table d'inscription
- Table des entraîneursqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 2
- Télécommande de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verres à boireqté 45
- Assiettesqté 45
- Couvertsqté 45
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Bacs alimentairesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : prévois les horaires d’étude, les pauses et les moments de correction, puis réserve la salle dès que la date est arrêtée.
- Ferme les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant la séance. Tu auras ainsi le temps de vérifier la liste, les besoins alimentaires et le nombre de places disponibles.
- Prépare les questions de test et les modèles de réponse au plus tard 3 jours avant. Imprime les feuilles de travail en ajoutant quelques exemplaires de secours pour les erreurs ou les inscriptions tardives.
- Teste l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et les multiprises la veille. Une présentation qui fonctionne chez toi peut encore poser problème dans la salle prévue.
- Arrive 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables et les chaises, préparer les postes de travail, la table d’inscription, le café et le thé. Garde les boissons froides dans les glacières jusqu’à l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une préparation aux examens ?
- Prévois idéalement 2 à 3 semaines. La réservation de la salle et la confirmation des encadrants doivent être faites en premier, puis les inscriptions peuvent rester ouvertes environ 7 à 10 jours.
- Quand envoyer les invitations pour une préparation aux examens ?
- Envoie-les 10 à 14 jours avant la séance, avec le programme et le formulaire d’inscription. Fixe une date limite de réponse 5 à 7 jours avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Compte 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre les tables, les chaises, les postes de travail, la table d’inscription et le test du matériel de présentation.
- Combien de feuilles de travail faut-il imprimer ?
- Imprime un exemplaire par participant confirmé et ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 30 inscrits, prévois donc 32 à 33 feuilles afin de remplacer une copie abîmée ou d’absorber une arrivée imprévue.
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