Prüfungstraining organisieren – Schritt für Schritt
Ein gutes Prüfungstraining steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Programm fest, dann sicherst du Raum, Betreuung und Übungsmaterial. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. In den letzten Tagen prüfst du Fragen, Antwortschlüssel, Ausdrucke und Technik. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Registriertisch, gekühlte Getränke und ein getesteter Präsentationsaufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Lernraum reservieren
- 3
Trainer und Betreuer festlegen
2 Personen
- 4
Übungsmaterial sammeln
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste prüfen
- 10
Programm an Teilnehmer senden
- 11
Prüfungsfragen auswählen
2 Personen
- 12
Antwortschlüssel prüfen
2 Personen
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
- 17
Präsentation testen
2 Personen
Event
- 18
Raum öffnen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Präsentationsmaterial anschließen
2 Personen
- 22
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Programm vorstellen
- 27
Prüfungsstoff behandeln
2 Personen
- 28
Pausengetränke nachfüllen
- 29
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 30
Übungsprüfung verteilen
2 Personen
- 31
Übungsprüfung begleiten
3 Personen
- 32
Antworten nachbesprechen
2 Personen
- 33
Abendessen servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Vertiefende Aufgaben begleiten
3 Personen
- 36
Individuelle Fragen beantworten
3 Personen
- 37
Letzte Fragerunde abhalten
2 Personen
- 38
Tipps und Zusammenfassung austeilen
2 Personen
- 39
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 41
Abfall trennen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 44
Raum reinigen
2 Personen
- 45
Technik ausschalten
- 46
Übrig gebliebenes Essen kühlen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
- 48
Teilnehmermaterial digital teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 45
- Registrierungstisch
- Trainer-TischAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 2
- Präsentations-Fernbedienung
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 45
- TrinkgläserAnz. 45
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- LebensmittelboxenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Raumbuchung, Trainerplanung und den Versand der Einladungen.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Training. Prüfe danach die Teilnehmerliste und erfasse Ernährungswünsche, statt kurzfristig Verpflegung nachzuplanen.
- Bereite Prüfungsfragen, Antwortschlüssel und Arbeitsblätter mindestens 3 Tage vorher vor. Eine zweite Person sollte den Lösungsschlüssel kontrollieren, bevor du alles ausdruckst.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Plane zusätzlich Flipchart, Marker und eine Präsentations-Fernbedienung ein, damit du bei einem Technikproblem weiterarbeiten kannst.
- Öffne den Raum 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, richte Registrierung und Trainer-Tisch ein und stelle Kaffee, Tee sowie Wasser bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Prüfungstraining organisieren?
- Beginne etwa 4 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Raum und Trainern. Die Anmeldung sollte spätestens 7 Tage vorher geschlossen werden, damit Teilnehmerliste und Verpflegung stimmen.
- Wann sollte ich die Prüfungsfragen und Arbeitsblätter vorbereiten?
- Wähle die Prüfungsfragen mindestens 3 Tage vor dem Training aus und prüfe den Antwortschlüssel. Drucke die Arbeitsblätter erst danach in der benötigten Anzahl aus.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Plane 60 bis 90 Minuten vor Beginn für Raum, Registrierung, Präsentationstechnik und Verpflegung ein. Einen Techniktest solltest du bereits am Vortag durchführen.
- Was wird bei einem Prüfungstraining häufig vergessen?
- Oft fehlen geprüfte Antwortschlüssel, Namensschilder oder passende Kabel für den Projektor. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und stelle Getränke sowie Arbeitsmaterialien vor dem Einlass bereit.
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