Eine Theaterpremiere Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Theaterpremiere müssen künstlerische Planung, Technik, Publikum und Empfang am selben Abend zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Saal und Vorstellungszeiten, bevor du Einladungen oder Tickets veröffentlichst. Danach bestätigst du Cast und Crew, klärst Kapazität und Saalaufteilung und stellst den Ablauf für Bühne und Empfang zusammen. Die häufigsten Probleme entstehen durch zu spät geprüfte Technik, fehlende Rückmeldungen von Gästen und ein Programmheft, das erst kurz vor der Premiere in Druck geht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Premieren-Datum festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
3
Vorstellungszeiten bestätigen
2 Personen
4
Kapazität und Saalaufteilung festlegen
2 Personen
5
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
9
Presseverteiler zusammenstellen
2 Personen
10
Presseeinladungen versenden
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Catering reservieren
2 Personen
14
Fotograf bestätigen
2 Personen
15
Abendprogramm erstellen
2 Personen
16
Programmheft gestalten
2 Personen
17
Programmhefte drucken
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
20
Lichtplan prüfen
2 Personen
21
Tonplan prüfen
2 Personen
22
Dekorationselemente inventarisieren
2 Personen
23
Kostüme prüfen
2 Personen
24
Requisiten kontrollieren
2 Personen
25
Technische Probe planen
2 Personen
26
Publikumsbetreuer einteilen
2 Personen
27
Cateringmengen berechnen
2 Personen
28
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Tickets und Gästeliste überprüfen
2 Personen
31
Saal reinigen
3 Personen
32
Foyer reinigen
2 Personen
33
Dekor aufbauen
4 Personen
34
Bühnenboden prüfen
2 Personen
35
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
36
Tische im Foyer aufstellen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
39
Tonanlage aufstellen
2 Personen
40
Mikrofone testen
2 Personen
41
Lichtmodi testen
2 Personen
42
Requisiten bereitstellen
2 Personen
43
Kostüme bereitlegen
2 Personen
44
Catering auspacken
3 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Snacks vorbereiten
3 Personen
47
Empfangstheke einrichten
2 Personen
48
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
49
Briefing für Publikumsbetreuer
6 Personen
50
Briefing für Cast und Crew
8 Personen

Event

51
Gäste empfangen
4 Personen
52
Tickets kontrollieren
3 Personen
53
Programme ausgeben
2 Personen
54
Garderobe verwalten
2 Personen
55
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
56
Publikum in den Saal begleiten
4 Personen
57
Vorstellung starten
2 Personen
58
Licht und Ton bedienen
2 Personen
59
Requisiten austauschen
2 Personen
60
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
61
Pausensnacks servieren
3 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Publikum zurück in den Saal begleiten
4 Personen
64
Applausmoment begleiten
2 Personen
65
Nachgespräch moderieren
3 Personen
66
Snacks servieren
3 Personen
67
Getränke nachfüllen
2 Personen
68
Pressefotos begleiten
2 Personen
69
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
70
Die letzten Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Catering aufräumen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
2 Personen
74
Foyer reinigen
3 Personen
75
Publikumstühle wegräumen
3 Personen
76
Deko abbauen
4 Personen
77
Requisiten einpacken
2 Personen
78
Kostüme einpacken
2 Personen
79
Lichttechnik abbauen
2 Personen
80
Tonanlage abbauen
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
2 Personen
82
Materialien zurückgeben
2 Personen
83
Rechnungen und Belege sammeln
2 Personen
84
Fotos und Pressematerial sammeln
2 Personen
85
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
86
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
87
Fundsachen bearbeiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 110
BistrotischeAnz. 12
EmpfangstischeAnz. 2
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
HockerAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
NotlampenAnz. 4

Dekoration

TheaterstoffeAnz. 4
Bordeauxrote TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
Dekorative KerzenAnz. 20

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
KuchenplattenAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KüchentücherAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
MülleimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Theater

DekorplattenAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2
RequisitentischeAnz. 3
RequisitenkistenAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 40
KostümspiegelAnz. 2
Make-up-SpiegelAnz. 4
Make-up-SetsAnz. 4
Faltbare RaumteilerAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 8
MarkierungsbandAnz. 6
SicherheitsnadelnAnz. 2
NähsetsAnz. 2

Druckmaterial

ProgrammhefteAnz. 120
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 120
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
Ticket-ChecklistenAnz. 6
WegweiserAnz. 8

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
Rutschfeste MattenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 6
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Tipps

Lege Datum, Saal und Vorstellungszeiten zuerst fest. Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Sitzaufteilung und Einlasszeiten geklärt sind.
Plane Presse- und Publikumseinladungen getrennt. Erfasse Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Premiere ab, damit das Catering angepasst werden kann.
Prüfe Licht- und Tonplan nicht erst bei der Generalprobe. Kontrolliere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Audiokabel und Verlängerungskabel mindestens 14 Tage vorher und halte Ersatzlösungen fest.
Bestätige Fotograf, Abendprogramm und Programmheft frühzeitig. Gib die Druckdaten mindestens 10 Tage vor der Veranstaltung frei; Namensschilder und Programmständer werden am Empfang leicht vergessen.
Führe eine technische Probe mit vollständigem Ablauf durch. Teste dabei auch Notlampen, Präsentationsbildschirm, Eingangsschild, Garderobenständer und die Anordnung der Publikumssitze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterpremiere organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Vorstellungszeiten. Technik, Catering, Presse und Drucksachen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Theaterpremiere starten?: Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Saalkapazität, Sitzaufteilung und Beginn der Vorstellung feststehen. In der Praxis ist ein Start 6 bis 8 Wochen vor der Premiere sinnvoll.
Wann muss die technische Probe stattfinden?: Plane die technische Probe spätestens am Vortag, besser 2 bis 3 Tage vor der Premiere. So bleibt Zeit, Probleme mit Licht, Ton, Mikrofonen oder Präsentationstechnik zu beheben.
Wie viele Programmhefte sollte man für eine Theaterpremiere drucken?: Plane mindestens ein Programmheft pro erwarteter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen wären das 110 bis 115 Exemplare.

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