Organiser une journée portes ouvertes dans un centre de soins pour hérissons

Une journée portes ouvertes dans un centre de soins pour hérissons se prépare d’abord autour du parcours des visiteurs et du rythme des animaux. Fixez les horaires, le programme et les créneaux de visites avant de lancer les invitations. Prévoyez ensuite les bénévoles, les inscriptions, les panneaux et le matériel d’accueil. La veille, concentrez-vous sur les enclos, les stocks et le balisage afin que l’équipe puisse accueillir le public sans perturber les soins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Publier les horaires d’ouverture
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Annoncer l'événement en ligne
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Planifier les visites guidées
2 personnes
9
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
10
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
11
Faire une réservation pour l’impression
12
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
13
Imprimer le plan
14
Imprimer les consignes des bénévoles
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
18
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
19
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
20
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
21
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer le comptoir d'information
2 personnes
25
Installer le point de dons
2 personnes
26
Aménager la table de vente
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Placer des panneaux le long du parcours
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

34
Accueillir les bénévoles
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
38
Présenter le programme
39
Accompagner les visites guidées
4 personnes
40
Démontrer les soins aux hérissons
2 personnes
41
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
42
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Gérer les ventes et les dons
2 personnes
47
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
48
Contrôler les animaux entre-temps
2 personnes
49
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
50
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
2 personnes
51
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
52
Ranger les restes au frais
2 personnes
53
Contrôle du soir des enclos des animaux
2 personnes

Suivi

54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Démonter les tentes de fête
4 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le point café
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Balayer et laver le lieu
3 personnes
61
Retirer les panneaux d'information
2 personnes
62
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
63
Vérifier et nettoyer le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Remettre le stock en place
2 personnes
66
Mettre à jour le registre des dons
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement
68
Publier des photos et des messages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Appareil photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Pompe à ballonsqté 2

Soins aux animaux

Caisses de transportqté 4
Gamellesqté 12
Bacs à eauqté 12
Gantsqté 20
Lampes de pocheqté 4
Mètres rubansqté 2
Balances numériquesqté 2
Panneaux d'information sur les soins aux animauxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par limiter les visites guidées à des créneaux précis et adaptez leur capacité à la taille des enclos. Gardez une personne responsable du flux entre deux groupes pour éviter les attroupements.
Répartissez les bénévoles par rôle au moins une semaine avant l’ouverture : accueil, accompagnement des visites, information, dons et surveillance du parcours. Imprimez leurs consignes afin que chacun sache où être et à quel moment.
Publiez les horaires et ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires avant les achats. Prévoyez aussi une solution pour les visiteurs qui arrivent sans réservation, au lieu de surcharger un seul créneau.
Dessinez le parcours avant d’installer les tables, les chaises et les tentes. Placez les panneaux d’information aux changements de direction et gardez les rallonges, multiprises et lampes hors des zones de passage.
Ne faites pas les courses fraîches trop tôt : réfrigérez-les dès leur arrivée et préparez séparément la nourriture des animaux. Vérifiez les enclos et nettoyez-les avant l’ouverture, sans repousser ces contrôles au moment où les premiers visiteurs arrivent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes pour hérissons ?: Commencez l’organisation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de publier les horaires, traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et faire imprimer les panneaux.
Comment organiser les visites guidées dans un centre de soins pour hérissons ?: Prévoyez des créneaux séparés plutôt qu’une circulation libre dans les enclos. Fixez la durée et la capacité de chaque groupe au moins 2 semaines à l’avance, puis affectez un bénévole à chaque visite.
Quand faut-il installer le parcours et les panneaux pour les visiteurs ?: Balisez le parcours la veille et faites un essai complet avec un bénévole. Contrôlez notamment les croisements, les zones étroites et la visibilité des consignes avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier le matin de la journée portes ouvertes ?: Comptez environ 60 à 90 minutes pour le contrôle final. Vérifiez les enclos, la nourriture des animaux, les stocks non périssables, les produits réfrigérés, l’accueil, le point de dons et le fonctionnement des micros.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.