Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un refugio de erizos
Organiza la jornada en este orden: define la fecha y el programa, calcula el aforo y después prepara visitas, voluntariado y recorrido. En un refugio de erizos, la circulación y la tranquilidad de los animales condicionan todo lo demás. Reserva con antelación la impresión de planos, paneles e instrucciones, y no dejes para el último día la limpieza de los recintos ni la comida fresca. El día anterior, revisa también carpas, mesas, sonido, café y el punto de donaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Publicar los horarios de apertura
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Anunciar el evento en línea
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Asignar voluntarios
2 personas
- 8
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 9
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
- 10
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
- 11
Hacer la reserva de impresión
- 12
Diseñar los paneles informativos
2 personas
- 13
Imprimir el plano
- 14
Imprimir las instrucciones para voluntarios
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 18
Refrigerar los productos frescos
2 personas
- 19
Limpiar los recintos de animales
3 personas
- 20
Preparar el alimento para los animales
2 personas
- 21
Delimitar la ruta de visitantes
2 personas
- 22
Montar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar las carpas
4 personas
- 24
Montar el mostrador de información
2 personas
- 25
Montar punto de donación
2 personas
- 26
Montar la mesa de ventas
2 personas
- 27
Montar el punto de café
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
2 personas
- 29
Preparar aperitivos
3 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Colocar carteles a lo largo de la ruta
2 personas
- 32
Comprobar los baños
- 33
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Evento
- 34
Recibir a los voluntarios
2 personas
- 35
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 36
Recibir a los visitantes
3 personas
- 37
Registrar inscripciones
2 personas
- 38
Presentar el programa
- 39
Guiar visitas
4 personas
- 40
Demostrar el cuidado de erizos
2 personas
- 41
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 42
Acompañar la actividad infantil
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Gestionar ventas y donaciones
2 personas
- 47
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 48
Comprobar los animales periódicamente
2 personas
- 49
Guiar la última visita
3 personas
- 50
Despedir cordialmente a los visitantes
2 personas
- 51
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas
- 52
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 53
Control nocturno de los recintos de animales
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 55
Desmontar las carpas
4 personas
- 56
Retirar la decoración
2 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 60
Barrer y fregar el recinto
3 personas
- 61
Retirar los paneles informativos
2 personas
- 62
Recoger el material prestado
2 personas
- 63
Comprobar y limpiar el material
2 personas
- 64
Devolver los materiales
2 personas
- 65
Devolver el stock al almacén
2 personas
- 66
Actualizar la administración de donaciones
2 personas
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Publicar fotos y mensajes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de cervezacant. 4
- Biombo para vestuariocant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas y cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Equipo de sonido móvil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Caja registradora
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Cámara de fotos
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Pizarrascant. 6
- Bomba de globoscant. 2
Cuidado de animales
- Cajas de transportecant. 4
- Cuencos para comidacant. 12
- Bandejas de aguacant. 12
- Guantescant. 20
- Linternascant. 4
- Cintas métricascant. 2
- Básculas digitalescant. 2
- Carteles informativos sobre cuidados de animalescant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Papeleracant. 8
- Cestos para la ropacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Publica los horarios de apertura y de las visitas guiadas con al menos 2 semanas de antelación. Si aceptas inscripciones, pregunta entonces por alergias y preferencias dietéticas para calcular la compra.
- Diseña el recorrido antes de colocar mesas o carpas. Deja libre la entrada, marca claramente el sentido de la visita y prepara un plan alternativo si llueve o alguna zona de los animales debe cerrarse.
- Asigna voluntarios por puestos y por franjas horarias de 2 a 3 horas. Incluye una persona en información, otra para acompañar cada visita guiada y alguien responsable de vigilar que no se bloquee el recorrido.
- Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos pueden llegar 3 o 4 días antes, mientras que los frescos deben refrigerarse como máximo el día anterior. Calcula vasos, tazas, platos y cubiertos según las inscripciones más un 10 % de margen.
- Monta el punto de donaciones y el mostrador de información antes de abrir, no durante la primera visita. Comprueba los alargadores, regletas, micrófonos y luces con 60 minutos de margen, y deja linternas a pilas disponibles para las zonas con poca iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que anunciar una jornada de puertas abiertas?
- Anúnciala entre 2 y 3 semanas antes para que la gente pueda reservar plaza y para reunir las preferencias dietéticas. Envía un recordatorio final 48 horas antes con el horario, la ruta y las indicaciones de acceso.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada en un refugio de erizos?
- Para grupos de hasta 30 visitantes por turno, cuenta con un mínimo de 5 voluntarios: información, guía, control del recorrido, apoyo en bebidas y coordinación. Añade 1 voluntario por cada 15 visitantes adicionales o por cada visita guiada simultánea.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada al refugio?
- Reserva entre 30 y 45 minutos por visita, más 10 minutos para que el grupo salga y entre el siguiente. Mantén grupos pequeños y deja al menos 15 minutos de margen entre turnos si el recorrido pasa por zonas estrechas.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida para una jornada de puertas abiertas?
- Prepara los alimentos no perecederos entre 3 y 4 días antes y refrigera los productos frescos el día anterior. El café, el té y las bebidas pueden organizarse durante el montaje, pero comprueba termos y máquinas al menos 60 minutos antes de abrir.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!