Zo organiseer je een egelopvang open dag
Begin met een helder programma, vaste openingstijden en een bezoekersroute die de dierenverblijven niet belast. Plan daarna rondleidingen, vrijwilligers en communicatie, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn en wanneer. Regel informatieborden, een plattegrond en een goed zichtbaar donatiepunt voordat je de inrichting opbouwt. Controleer op de dag zelf eerst de dierenzorg en pas daarna catering, techniek en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Openingstijden publiceren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Evenement online aankondigen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 8
Rondleidingen plannen
2 personen
- 9
Dierenverblijven controleren
2 personen
- 10
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
- 11
Reservering drukwerk maken
- 12
Informatieborden ontwerpen
2 personen
- 13
Plattegrond afdrukken
- 14
Vrijwilligersinstructies afdrukken
- 15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 18
Verse producten koelen
2 personen
- 19
Dierenverblijven schoonmaken
3 personen
- 20
Voer voor dieren voorbereiden
2 personen
- 21
Bezoekersroute afzetten
2 personen
- 22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 23
Partytenten opbouwen
4 personen
- 24
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 25
Donatiepunt inrichten
2 personen
- 26
Verkooptafel inrichten
2 personen
- 27
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 30
Versiering ophangen
2 personen
- 31
Borden langs route plaatsen
2 personen
- 32
Toiletten controleren
- 33
Geluid en microfoon testen
2 personen
Event
- 34
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 36
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 37
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 38
Programma toelichten
- 39
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 40
Egelverzorging demonstreren
2 personen
- 41
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 42
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
- 43
Koffie en thee serveren
2 personen
- 44
Hapjes serveren
2 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Verkoop en donaties afhandelen
2 personen
- 47
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
- 48
Dieren tussentijds controleren
2 personen
- 49
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
- 50
Bezoekers vriendelijk uitzwaaien
2 personen
- 51
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
- 52
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 53
Dierenverblijven avondcontrole
2 personen
Nazorg
- 54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 55
Partytenten afbreken
4 personen
- 56
Decoratie verwijderen
2 personen
- 57
Servies afwassen
3 personen
- 58
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
- 59
Afvalbakken legen
2 personen
- 60
Locatie vegen en dweilen
3 personen
- 61
Informatieborden weghalen
2 personen
- 62
Geleende materialen verzamelen
2 personen
- 63
Materialen controleren en reinigen
2 personen
- 64
Materialen retourneren
2 personen
- 65
Voorraad terugplaatsen
2 personen
- 66
Donatieadministratie bijwerken
2 personen
- 67
Bedankbericht versturen
- 68
Foto's en berichten publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 4
- Kleedkamerschermaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kassa
- Geldkist
- Pinapparaat
- Fotocamera
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Krijtbordenaantal 6
- Ballonnenpompaantal 2
Dierenverzorging
- Transportboxenaantal 4
- Voerbakkenaantal 12
- Waterbakkenaantal 12
- Handschoenenaantal 20
- Zaklampenaantal 4
- Meetlintenaantal 2
- Digitale weegschalenaantal 2
- Uitlegborden dierenzorgaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Wasmandenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en houd ruimte tussen groepen. Zo voorkom je opstoppingen bij de verblijven en kan een vrijwilliger elke groep rustig begeleiden.
- Wijs per onderdeel een vrijwilliger aan: informatiebalie, rondleidingen, bezoekersroute, catering en donatiepunt. Print de instructies vooraf en plan een korte briefing vóór opening.
- Maak de route fysiek duidelijk met afzetting, informatieborden en een afgedrukte plattegrond. Controleer de looproute minstens één keer met een rolstoel of kinderwagen voordat bezoekers komen.
- Bereid voer voor de dieren apart van de bezoekerscatering voor en maak de verblijven op tijd schoon. Zet verse producten gekoeld klaar en gebruik koelboxen als de catering niet direct naast een koelkast staat.
- Test microfoons, geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen vóór opening. Plaats partytenten, tafels en stoelen ruim vóór de eerste bezoekers; opbouwen tijdens de ontvangst veroorzaakt vrijwel altijd vertraging.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag bij een egelopvang?
- Leg datum, programma en openingstijden bij voorkeur minstens 6 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligersindeling, drukwerk en het controleren van de dierenverblijven.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een egelopvang open dag?
- Werk met vaste tijdsloten van bijvoorbeeld 20 tot 30 minuten en beperk de groepsgrootte tot wat de route en verblijven aankunnen. Plan per rondleiding minimaal één begeleider en houd 10 minuten tussen twee groepen vrij.
- Wat moet je op de dag zelf als eerste regelen?
- Controleer eerst de dierenverblijven, het voer en de afgezette bezoekersroute. Doe dat minstens 60 minuten vóór opening; daarna kun je de informatiebalie, catering, donatiepunt en techniek nalopen.
- Hoe voorkom je dat bezoekers verdwalen op een open dag?
- Zet bij de ingang een informatiebalie met plattegrond en duidelijke informatieborden. Plaats de bewegwijzering minimaal 30 minuten vóór opening en laat één vrijwilliger de route controleren voordat de eerste rondleiding start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!