Festival du port : la checklist pour ne rien oublier

Un festival au bord de l’eau demande une organisation plus précise qu’une simple fête en plein air. Il faut coordonner les autorisations, les activités nautiques, la circulation sur le port, les bénévoles et l’installation du matériel. Cette checklist de 76 tâches et 66 fournitures suit l’ordre logique, des premières réservations au montage des tentes et des tables. Elle vous aide aussi à traiter assez tôt les inscriptions, les besoins alimentaires et les imprévus liés à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Faire les réservations pour le matériel
Conserver le programme musical
2 personnes
Consigner les activités nautiques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les habitants du port
Vérifier l’itinéraire de circulation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Créer le plan
2 personnes
Mettre le programme sur les panneaux d’information
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Imprimer les contacts d’urgence
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager les points de restauration et de boissons
3 personnes
Préparer le matériel de sports nautiques
4 personnes
Vérifier les gilets de sauvetage
2 personnes
Installer la trousse de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Enregistrer les participants
2 personnes
Donner les consignes de sports nautiques
3 personnes
Distribuer le matériel de sports nautiques
3 personnes
Encadrer les activités nautiques
5 personnes
Passer de la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Contrôler le bord de l’eau
2 personnes
Récupérer le matériel de sports nautiques
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Vérifier le niveau d’éclairage
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Couper la musique

Suivi

Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel de sports nautiques
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Bancs de terrasseqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux de portqté 12
Nappesqté 14
Ballonsqté 100
Bacs à plantesqté 8

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 30
Pagaiesqté 12
Planches de supqté 8
Tonneaux étanchesqté 6
Cônesqté 20
Cordons de balisageqté 4
Lignes de lancerqté 6
Talkies-walkies étanchesqté 6
Bouées de natationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Pour un festival portuaire, vérifiez aussi les règles liées aux activités nautiques et à la circulation sur le site.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Ce délai vous laisse le temps d’ajuster les achats, les portions et la répartition des bénévoles.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant les 3 derniers jours, puis faites une dernière vérification le matin même. Décidez à l’avance où placer les tentes, les barrières et les panneaux de sécurité.
Réservez le matériel plusieurs semaines à l’avance lorsque c’est possible, puis vérifiez chaque élément à la livraison. Comptez notamment les tables, chaises, enceintes, microphones, rallonges, multiprises et glacières.
Préparez les contacts d’urgence et le plan du site avant l’installation. Le jour du festival, installez d’abord les barrières, la signalisation et les tentes, puis les tables, les chaises et les espaces de restauration.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival du port ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de matériel, le programme musical et les activités nautiques doivent être confirmés en premier.
Quand envoyer les invitations pour un Festival du port ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un Festival du port ?: Contrôlez la météo, l’itinéraire de circulation, les réservations et l’état du matériel. Préparez aussi les achats, les produits frais, les glacières et les contacts d’urgence avant le jour J.
Dans quel ordre installer le site du Festival du port ?: Commencez par inspecter le site, installer les barrières et poser les panneaux de sécurité. Montez ensuite les tentes, puis disposez les tables, les chaises, les équipements audio et les espaces de restauration.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.