Organiser une journée portes ouvertes du vin, étape par étape

Une journée portes ouvertes du vin se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un service de dégustation. Commence par estimer le nombre de visiteurs et leurs horaires d’arrivée avant de composer les stands et l’assortiment. Prévois ensuite la livraison, le matériel de présentation, les verres et les encas, sans attendre le dernier jour. Le jour venu, installe les espaces dans l’ordre du parcours et garde du temps pour vérifier les bouteilles, le froid et la signalétique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des visiteurs
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver la livraison de vin
6
Composer l’assortiment de vins
2 personnes
7
Confirmer les délais de livraison
8
Créer la répartition des stands de dégustation
2 personnes
9
Concevoir les cartes de dégustation
10
Imprimer les cartes de dégustation
11
Faire les courses
2 personnes
12
Réception du vin et des boissons
2 personnes
13
Vérifier le stock de vin
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Nettoyer le lieu
2 personnes
16
Installer les tentes de fête
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Aménager les stands de dégustation
3 personnes
19
Préparer les verres et la vaisselle
2 personnes
20
Étiqueter les bouteilles de vin
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
2 personnes
23
Installer les cartes de dégustation et le panneau du parcours
2 personnes
24
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Expliquer le parcours d’essai
2 personnes
27
Servir le vin
4 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
30
Vérifier les points d’eau
31
Collecter les verres usagés
2 personnes
32
Faire la vaisselle
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Annoncer le dernier tour
35
Clôturer le service du vin
3 personnes

Suivi

36
Ranger le lieu
4 personnes
37
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
38
Nettoyer le mobilier
2 personnes
39
Démonter les tentes de fête
3 personnes
40
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
41
Compter et ranger les stocks
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 50
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Petites assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 40
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Refroidisseurs à vinqté 8
Carafesqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Étiquettes pour bouteilles de vinqté 80
Cartes de dégustationqté 80
Panneaux de directionqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement et demande les besoins alimentaires au même moment. Tu connaîtras ainsi le nombre de verres, d’assiettes et d’encas à prévoir, au lieu de les estimer au dernier moment.
Compose l’assortiment avant de répartir les stands : prévois une carte de dégustation par visiteur, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Étiquette chaque bouteille avant l’arrivée du public pour éviter les erreurs de service.
Confirme la livraison du vin 48 heures à l’avance et vérifie les quantités dès la réception. Mets les bouteilles qui doivent être servies fraîches au froid plusieurs heures avant l’ouverture, pas pendant l’installation.
Installe les tables, les tentes et les stands selon un parcours à sens clair. Place les cartes de dégustation et les panneaux de direction avant de tester la musique et l’éclairage, afin de repérer les zones qui gênent la circulation.
Prépare l’accueil au moins 30 minutes avant l’horaire annoncé. Garde une personne disponible pour les inscriptions tardives et une réserve de verres propres, de serviettes et d’eau près des stands : ce sont les premiers éléments à manquer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes du vin ?: Commence environ 3 semaines avant la date, surtout si le vin est livré et si les visiteurs s’inscrivent. Réserve la livraison et définis l’assortiment au plus tard 10 jours avant, puis confirme les quantités 48 heures avant.
Combien de verres prévoir par visiteur pour une dégustation de vin ?: Prévois au minimum un verre à vin par personne si les stands disposent de rinçage ou de verres de remplacement. Ajoute 10 % de verres supplémentaires et prévois un verre à eau par visiteur pour maintenir un service fluide.
Quand mettre le vin au frais pour une journée portes ouvertes ?: Place les bouteilles à refroidir plusieurs heures avant l’ouverture, idéalement le matin pour un événement l’après-midi. Vérifie la température et les stocks dès la réception, puis garde des glacières ou bacs à glaçons près des stands.
Comment organiser les stands de dégustation ?: Répartis les vins par étape de dégustation et indique clairement le parcours avec des panneaux. Termine l’installation au moins 30 minutes avant l’arrivée du public pour tester la circulation, les cartes et le réassort des verres.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.