Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de vinos
Una jornada de puertas abiertas de vinos funciona mejor cuando el recorrido está decidido antes de recibir a la primera persona. Empieza por la lista de visitantes y las inscripciones, y después cierra el surtido, las entregas y la distribución de los puntos de cata. El día anterior, comprueba el stock, enfría las bebidas y deja listas las tarjetas, las etiquetas y los aperitivos. Así, durante la jornada puedes concentrarte en recibir a los visitantes y mantener el servicio fluido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de visitantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar el suministro de vino
- 6
Seleccionar el surtido de vinos
2 personas
- 7
Confirmar los horarios de entrega
- 8
Elaborar la distribución de los puntos de prueba
2 personas
- 9
Diseñar tarjetas de cata
- 10
Imprimir tarjetas de degustación
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recibir el vino y las bebidas
2 personas
- 13
Comprobar el stock de vino
2 personas
- 14
Enfriar las bebidas
2 personas
- 15
Limpiar el lugar
2 personas
- 16
Montar carpas
3 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Montar los puntos de degustación
3 personas
- 19
Preparar vasos y vajilla
2 personas
- 20
Etiquetar botellas de vino
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar el buffet y los aperitivos
2 personas
- 23
Colocar tarjetas de prueba y señal de ruta
2 personas
- 24
Probar la música y la iluminación
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los visitantes
3 personas
- 26
Explicar la ruta de prueba
2 personas
- 27
Servir vino
4 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Reponer aperitivos
2 personas
- 30
Comprobar los puntos de agua
- 31
Recoger los vasos usados
2 personas
- 32
Lavar la vajilla
2 personas
- 33
Comprobar los baños
- 34
Anunciar la última ronda
- 35
Cerrar el servicio de vino
3 personas
Seguimiento
- 36
Limpiar el lugar
4 personas
- 37
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 38
Limpiar el mobiliario
2 personas
- 39
Desmontar las carpas
3 personas
- 40
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 41
Contar y guardar el inventario
2 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas plegablescant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 80
- Platos pequeñoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 40
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Sacacorchoscant. 6
- Enfriadores de vinocant. 8
- Jarrascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Etiquetas para botellas de vinocant. 80
- Tarjetas de pruebacant. 80
- Señales de rutacant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 3
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 3 días de antelación y anota las preferencias dietéticas junto al nombre de cada visitante. Ese dato determina qué aperitivos debes preparar y evita resolver excepciones cuando ya haya gente en la sala.
- Reserva el vino antes de imprimir las tarjetas de cata. Confirma la hora de entrega y comprueba cada botella al recibirla; si falta una referencia, todavía tendrás margen para cambiar el recorrido o la señalización.
- Distribuye los puntos de degustación para que el recorrido avance en una sola dirección. Deja las tarjetas y las señales colocadas antes de abrir, y etiqueta las botellas para que nadie tenga que preguntar qué vino está probando.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara agua en cada zona de cata. Calcula al menos una copa de vino y un vaso de agua por visitante y ten copas limpias de reserva para las reposiciones.
- Monta primero las carpas, mesas y sillas, y después coloca vajilla, aperitivos, iluminación y música. Haz una prueba completa 60 minutos antes de la llegada: recorre la ruta, revisa los sacacorchos y confirma que las bebidas están listas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de vinos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para preparar la lista de visitantes, las invitaciones y el suministro de vino. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
- ¿Cuánto vino necesito por persona en una jornada de cata?
- Como referencia, calcula entre 5 y 6 degustaciones de 50 ml por persona si el recorrido incluye varias referencias. Añade un margen del 10 % para reposiciones y confirma el cálculo según el número de vinos seleccionados.
- ¿Cuándo debo recibir y enfriar el vino?
- Recibe el vino como mínimo 24 horas antes, siempre que el proveedor lo permita, y comprueba el stock en ese momento. Las botellas que se sirven frías deben entrar en neveras o enfriadores entre 4 y 6 horas antes de la apertura.
- ¿Cuándo hay que montar los puntos de degustación?
- Monta mesas, tarjetas, etiquetas, copas y aperitivos el mismo día, pero termina el montaje al menos 60 minutos antes de recibir a los visitantes. Haz entonces una prueba de la ruta, la música y la iluminación.
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