Zo organiseer je een open wijndag
Begin met de bezoekerslijst en werk daarna naar de logistiek toe: uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen bepalen hoeveel wijn, glazen en hapjes je nodig hebt. Reserveer de wijnlevering op tijd en bevestig het bezorgmoment, zodat je voorraad minstens één dag vóór de open wijndag kunt controleren. Richt vervolgens proefpunten in met een duidelijke route, proefkaarten en gelabelde flessen. Op de dag zelf draait alles om koelen, klaarzetten en een rustige ontvangst.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Zo kun je hapjes en kleine bordjes per proefpunt plannen zonder op de dag zelf nog boodschappen te moeten doen.
- Plan de wijnlevering niet op de ochtend van de open wijndag. Laat de wijn bij voorkeur minstens één dag eerder komen, controleer de aantallen en zet witte en mousserende wijnen daarna koud.
- Maak één proefpunt per wijnstijl of onderdeel van je assortiment en geef elk punt een nummer. Leg bij elk punt proefkaarten, gelabelde flessen, wijnopeners, karaffen en een waterpunt klaar.
- Tel glazen niet alleen per bezoeker, maar ook per proefpunt. Met meerdere rondes loopt het aantal snel op; zet daarnaast waterglazen en voldoende water klaar om tussendoor te spoelen.
- Test muziek en verlichting vóór de bezoekers arriveren en zet routeborden op ooghoogte. Controleer ook partytenten, tafels en stoelen zodra ze staan, zodat je nog tijd hebt om de indeling aan te passen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open wijndag organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de bezoekerslijst, uitnodigingen en wijnlevering. Plan de laatste week voor dieetwensen, proefkaarten, boodschappen en de indeling van de proefpunten.
- Hoeveel wijn heb je nodig voor een open wijndag?
- Reken voor een proeverij met meerdere kleine schenkingen op ongeveer 0,25 tot 0,35 fles per bezoeker. Bestel extra flessen van de populairste wijnen en controleer de voorraad minstens één dag vooraf.
- Hoe richt je proefpunten in voor een open wijndag?
- Zet de proefpunten in een vaste route en geef ze een nummer of korte naam. Leg per punt de wijn, proefkaarten, glazen, water en een wijnopener klaar; controleer de volledige opstelling uiterlijk 1 uur voor ontvangst.
- Wanneer zet je wijn en hapjes klaar?
- Zet witte en mousserende wijn enkele uren vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag ervoor. Plaats buffet, proefkaarten en routeborden pas na de laatste schoonmaak, ongeveer 30 tot 60 minuten voor de eerste bezoekers komen.