Organiser une journée portes ouvertes au refuge, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un ordre de préparation précis : programme, inscriptions, bénévoles, animaux et accueil du public. Commencez par définir les horaires et le parcours des visiteurs, puis adaptez les visites aux capacités du refuge. Les vérifications sanitaires et les consignes de sécurité doivent être terminées avant de présenter les animaux. La veille, concentrez-vous sur l’installation, les boissons, les encas et les derniers contrôles de caisse et de dons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Publier la journée portes ouvertes en ligne
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Planifier les visites guidées
2 personnes
8
Sélectionner les animaux pour la présentation
2 personnes
9
Vérifier les dossiers des animaux
2 personnes
10
Vérifier le statut vaccinal
2 personnes
11
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
12
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
13
Briefer les guides
2 personnes
14
Tester la procédure de caisse et de dons
2 personnes
15
Vérifier les stocks
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Prendre soin des animaux supplémentaires
3 personnes
21
Nettoyer les enclos d’animaux
4 personnes
22
Séparer temporairement les animaux
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Placer les panneaux d’information
2 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer le point de dons
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les présentations d’animaux
3 personnes
33
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
34
Laisser les animaux s’habituer calmement
3 personnes

Événement

35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
37
Expliquer les règles aux visiteurs
2 personnes
38
Accompagner les visites guidées
4 personnes
39
Animer les présentations animalières
3 personnes
40
Donner des informations sur l’adoption
2 personnes
41
Enregistrer les dons
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
47
Accorder des pauses aux animaux
3 personnes
48
Ramener les animaux après l’événement
3 personnes
49
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
50
Ouvrir le programme du soir
2 personnes
51
Assurer la présentation aux visiteurs
2 personnes
52
Servir le catering du soir
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Fermer le point de don
2 personnes
55
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
67
Traiter les données d’inscription
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation

Matériel pour animaux

Cages de transportqté 6
Laisses pour chiensqté 8
Colliersqté 8
Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Couvertures pour animauxqté 12
Jouets pour animauxqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4
Paniers de transportqté 4
Serviettesqté 20
Tapis pour gamellesqté 8

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets pour bénévolesqté 20
Trousse de premiers secours
Stations de gel hydroalcooliqueqté 6
Gants en caoutchoucqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Silhouettes d’animauxqté 20
Compositions floralesqté 6

Communication

Panneaux d'informationqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Affiches du programmeqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Formulaires d'inscriptionqté 150
Brochures d'adoptionqté 300
Boîtes de donsqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez des créneaux de visites guidées et gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements.
Traitez les inscriptions plusieurs jours à l’avance et demandez les besoins alimentaires en même temps. Préparez ensuite les badges nominatifs et une liste d’accueil imprimée, même si les visiteurs se sont inscrits en ligne.
Ne sélectionnez pas les animaux à présenter au dernier moment : vérifiez leurs dossiers et leur statut vaccinal, puis prévoyez des cages de transport, des laisses ou des colliers adaptés à chaque présentation.
Briefiez les guides avant l’ouverture avec le parcours, les consignes de sécurité et la conduite à tenir si un animal ou un visiteur doit être isolé. Une courte répétition sur place permet de repérer les passages trop étroits.
Installez la veille les tentes, tables, chaises et panneaux d’information. Refroidissez les boissons, testez les machines à café, les rallonges, la sonorisation et la procédure de caisse afin de ne pas découvrir une panne à l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un refuge ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour fixer le programme, publier l’événement, recueillir les inscriptions et répartir les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, le nettoyage, l’installation et les contrôles des animaux.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de refuge ?: Ouvrez-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement, dès que les horaires et les visites guidées sont définis. Fermez ou vérifiez la liste 48 heures avant afin d’ajuster les groupes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes au refuge ?: Répartissez au minimum une personne par groupe de visite, une personne à l’accueil et une personne dédiée à la caisse ou aux dons. Ajoutez 2 à 3 bénévoles disponibles pour les animaux, les pauses et les imprévus.
Quand préparer les animaux pour les présentations ?: Vérifiez les dossiers et le statut vaccinal au plus tard une semaine avant, puis confirmez la sélection 48 heures avant. Le jour même, séparez temporairement les animaux si nécessaire et prévoyez de l’eau, des gamelles, des couvertures et des cages adaptées.

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