Tag der offenen Tür im Tierheim: Ablauf und Planung

Ein Tag der offenen Tür im Tierheim braucht mehr als ein Programm und ein paar Helfer. Besucherströme, Tierwohl, Führungen, Spenden und Verpflegung müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und einer klaren Besucherroute und teile danach die Verantwortlichen ein. Besonders oft werden Impfstatus, Sicherheitsanweisungen, Kassenabläufe und die zusätzliche Versorgung der Tiere zu spät geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
2 Personen
7
Führungen planen
2 Personen
8
Tiere für die Präsentation auswählen
2 Personen
9
Tierakten prüfen
2 Personen
10
Impfstatus überprüfen
2 Personen
11
Route für Besucher festlegen
2 Personen
12
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
13
Führer anweisen
2 Personen
14
Kassen- und Spendenablauf testen
2 Personen
15
Bestand prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Namensschilder bereitlegen
20
Tiere zusätzlich versorgen
3 Personen
21
Tiergehege reinigen
4 Personen
22
Tiere vorübergehend absperren
2 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Besucherroute absperren
2 Personen
28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
29
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
32
Tiershows vorbereiten
3 Personen
33
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
34
Tiere in Ruhe eingewöhnen lassen
3 Personen

Event

35
Besucher empfangen
3 Personen
36
Anmeldungen erfassen
2 Personen
37
Besucherregeln erklären
2 Personen
38
Führungen begleiten
4 Personen
39
Tierpräsentationen betreuen
3 Personen
40
Adoptionsinformationen geben
2 Personen
41
Spenden erfassen
2 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
45
Mülleimer leeren
2 Personen
46
Besucherströme lenken
2 Personen
47
Tieren Ruhepausen geben
3 Personen
48
Tiere nach der Veranstaltung zurückbringen
3 Personen
49
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen
50
Abendprogramm eröffnen
2 Personen
51
Präsentation für Besucher halten
2 Personen
52
Abendcatering servieren
3 Personen
53
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
54
Spendenstation schließen
2 Personen
55
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

56
Geschirr sammeln
3 Personen
57
Catering aufräumen
3 Personen
58
Abfall sammeln
3 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Partyzelte abbauen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Tiergehege kontrollieren
3 Personen
64
Materialien inventarisieren
2 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Spenden sicher verstauen
2 Personen
67
Anmeldedaten verarbeiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
Präsentationsbildschirm

Tierbedarf

TransportboxenAnz. 6
HundeleinenAnz. 8
KragenAnz. 8
WasserbehälterAnz. 12
FutternäpfeAnz. 12
TierdeckenAnz. 12
TierspielzeugAnz. 20
KotbeutelspenderAnz. 4
ReisekörbeAnz. 4
HandtücherAnz. 20
FutternapfmattenAnz. 8

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Westen für FreiwilligeAnz. 20
Erste-Hilfe-Kasten
HanddesinfektionsstationenAnz. 6
GummihandschuheAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TiersilhouettenAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 6

Kommunikation

InfotafelnAnz. 12
RichtungspfeileAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
AnmeldeformulareAnz. 150
AdoptionsbroschürenAnz. 300
SpendenboxenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und veröffentliche die Veranstaltung früh online. Bearbeite Anmeldungen laufend und notiere Ernährungswünsche, damit die Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Plane Führungen in festen Zeitfenstern und begrenze die Gruppengröße nach den räumlichen Möglichkeiten. Wähle Tiere für die Präsentation erst aus, nachdem Tierakten und Impfstatus geprüft wurden.
Erstelle eine Besucherroute mit getrennten Bereichen für Präsentation, Gehege und Versorgung. Weise alle Führer vor Beginn anhand derselben Sicherheitsanweisungen ein und halte Transportboxen, Leinen oder Kragen bereit.
Teste Kassen- und Spendenablauf mindestens einen Tag vorher. Lege fest, wer Zahlungen entgegennimmt, wer Spenden dokumentiert und wo Bargeld oder Unterlagen sicher verwahrt werden.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zelte, Tische und Stühle zuerst, danach Informationsschilder, Namensschilder und Technik. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Snacks vorbereitet und die Tiere vor Beginn zusätzlich versorgt sowie bei Bedarf vorübergehend abgesperrt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Tierheim planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Helferplanung. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie plant man Führungen im Tierheim?: Lege feste Zeitfenster von etwa 30 bis 45 Minuten fest und plane dazwischen 10 bis 15 Minuten Puffer. So können Gruppen sicher wechseln, ohne dass Besucher in Gehegen oder Versorgungsbereichen warten müssen.
Was muss vor einem Tag der offenen Tür mit den Tieren geprüft werden?: Prüfe für jedes präsentierte Tier die Tierakte und den Impfstatus spätestens 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag brauchen die Tiere zusätzliche Versorgung, Wasser und bei Bedarf einen ruhigen, abgesperrten Rückzugsbereich.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tag der offenen Tür im Tierheim?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser, Kaffee und Tee ein. Snacks solltest du nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen kalkulieren und am Vortag vorbereiten.

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