Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du refuge

Une journée portes ouvertes au refuge demande une préparation sur plusieurs fronts : accueillir le public tout en protégeant les animaux, coordonner les bénévoles et prévoir les visites. Ce plan rassemble 67 tâches et 71 éléments de matériel, du choix de la date au rangement final. Commencez par le programme et les inscriptions, puis verrouillez les consignes, les animaux présentés et le parcours des visiteurs. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, installer l’accueil et préparer les animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Sélectionner les animaux pour la présentation
2 personnes
Vérifier les dossiers des animaux
2 personnes
Vérifier le statut vaccinal
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Tester la procédure de caisse et de dons
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Prendre soin des animaux supplémentaires
3 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
4 personnes
Séparer temporairement les animaux
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les présentations d’animaux
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Laisser les animaux s’habituer calmement
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Expliquer les règles aux visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Animer les présentations animalières
3 personnes
Donner des informations sur l’adoption
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Accorder des pauses aux animaux
3 personnes
Ramener les animaux après l’événement
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
Ouvrir le programme du soir
2 personnes
Assurer la présentation aux visiteurs
2 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fermer le point de don
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Traiter les données d’inscription
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation

Matériel pour animaux

Cages de transportqté 6
Laisses pour chiensqté 8
Colliersqté 8
Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Couvertures pour animauxqté 12
Jouets pour animauxqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4
Paniers de transportqté 4
Serviettesqté 20
Tapis pour gamellesqté 8

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets pour bénévolesqté 20
Trousse de premiers secours
Stations de gel hydroalcooliqueqté 6
Gants en caoutchoucqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Silhouettes d’animauxqté 20
Compositions floralesqté 6

Communication

Panneaux d'informationqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Affiches du programmeqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Formulaires d'inscriptionqté 150
Brochures d'adoptionqté 300
Boîtes de donsqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des créneaux de visites guidées et indiquez clairement les horaires d’accueil, afin de répartir les arrivées sur la journée.
Ne laissez pas le briefing des guides au dernier moment. Réunissez-les au moins 30 minutes avant l’ouverture pour rappeler le parcours, les consignes de sécurité et la conduite à tenir face aux visiteurs.
Vérifiez les dossiers et le statut vaccinal des animaux présentés plusieurs jours à l’avance. Préparez aussi les cages de transport, laisses, colliers, gamelles et bacs à eau nécessaires pour éviter une recherche précipitée le matin même.
Testez la caisse et la procédure de dons avant l’arrivée du public, puis prévoyez un ordinateur, les rallonges et les multiprises nécessaires. Un essai de 15 minutes suffit à repérer un câble ou un branchement manquant.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le matin. Comptez environ 2 à 3 boissons par visiteur pour les deux premières heures, puis ajustez selon la durée prévue et la météo.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une journée portes ouvertes de refuge ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Les invitations, inscriptions, bénévoles, visites guidées et animaux présentés doivent être organisés avant la dernière semaine, réservée aux vérifications et à l’installation.
Comment organiser les visites guidées dans un refuge ?: Définissez un parcours unique et des créneaux de 20 à 30 minutes, avec un guide par groupe. Prévoyez 5 à 10 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements et laisser le temps de réinstaller les espaces.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes au refuge ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une pour les dons ou la caisse, un guide par groupe en visite et une personne disponible pour les animaux. Pour 30 visiteurs présents simultanément, comptez généralement 6 à 8 bénévoles afin de garder une circulation fluide.
Quand préparer les animaux présentés au public ?: Sélectionnez-les et vérifiez leurs dossiers au moins une semaine avant. Le jour même, nettoyez les enclos, séparez temporairement les animaux si nécessaire et installez eau, couvertures et jouets avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.