Zo organiseer je een open dag in een opvangcentrum
Begin met een vast programma, een duidelijke bezoekersroute en één coördinator die op de dag zelf beslissingen neemt. Plan rondleidingen in tijdsloten, zodat dieren niet voortdurend worden blootgesteld aan drukte en lawaai. Regel daarna vrijwilligers, aanmeldingen, catering en de donatieprocedure. In de laatste week controleer je dierendossiers, vaccinatiestatus en materialen; op de dag zelf werk je met een korte briefing en vaste overdrachtsmomenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Open dag online publiceren
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 7
Rondleidingen plannen
2 personen
- 8
Dieren voor presentatie selecteren
2 personen
- 9
Dierendossiers controleren
2 personen
- 10
Vaccinatiestatus controleren
2 personen
- 11
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
- 12
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
- 13
Rondleiders instrueren
2 personen
- 14
Kassa- en donatieprocedure testen
2 personen
- 15
Voorraad controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Naambadges klaarleggen
- 20
Dieren extra verzorgen
3 personen
- 21
Dierenverblijven schoonmaken
4 personen
- 22
Dieren tijdelijk afschermen
2 personen
- 23
Partytenten opbouwen
4 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 26
Versiering ophangen
3 personen
- 27
Bezoekersroute afzetten
2 personen
- 28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 29
Donatiepunt inrichten
2 personen
- 30
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 32
Dierenpresentaties voorbereiden
3 personen
- 33
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
- 34
Dieren rustig laten wennen
3 personen
Event
- 35
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 36
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 37
Bezoekersregels uitleggen
2 personen
- 38
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 39
Dierenpresentaties verzorgen
3 personen
- 40
Adoptie-informatie geven
2 personen
- 41
Donaties registreren
2 personen
- 42
Hapjes serveren
3 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 45
Afvalbakken legen
2 personen
- 46
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
- 47
Dieren rustpauzes geven
3 personen
- 48
Dieren na afloop terugbrengen
3 personen
- 49
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
- 50
Avondprogramma openen
2 personen
- 51
Presentatie voor bezoekers verzorgen
2 personen
- 52
Avondcatering serveren
3 personen
- 53
Dranken blijven bijvullen
2 personen
- 54
Donatiepunt afsluiten
2 personen
- 55
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 56
Servies verzamelen
3 personen
- 57
Catering opruimen
3 personen
- 58
Afval verzamelen
3 personen
- 59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 60
Partytenten afbreken
4 personen
- 61
Versiering verwijderen
2 personen
- 62
Locatie schoonmaken
4 personen
- 63
Dierenverblijven nalopen
3 personen
- 64
Materialen inventariseren
2 personen
- 65
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 66
Donaties veilig opbergen
2 personen
- 67
Aanmeldgegevens verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Laptop
- Presentatiescherm
Dierenbenodigdheden
- Transportbenchesaantal 6
- Hondenriemenaantal 8
- Halsbandenaantal 8
- Waterbakkenaantal 12
- Voerbakkenaantal 12
- Dierendekensaantal 12
- Dierenspeelgoedaantal 20
- Poepzakdispensersaantal 4
- Reismandenaantal 4
- Handdoekenaantal 20
- Voerbakmattenaantal 8
Veiligheid
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Hesjes voor vrijwilligersaantal 20
- EHBO-doos
- Handgelstationsaantal 6
- Rubberen handschoenenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Dierensilhouettenaantal 20
- Bloemstukkenaantal 6
Communicatie
- Informatiebordenaantal 12
- Richtingspijlenaantal 20
- Programmapostersaantal 20
- Naamstickersaantal 100
- Pennenaantal 20
- Clipboardsaantal 8
- Aanmeldformulierenaantal 150
- Adoptiefoldersaantal 300
- Donatiebussenaantal 3
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Tangenaantal 8
- Koelelementenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en houd groepen klein genoeg om veilig langs de verblijven te bewegen. Reserveer daarnaast een rustige route of ruimte voor dieren die niet aan de presentatie deelnemen.
- Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersrooster met ontvangst, rondleidingen, catering, dierenzorg en donaties. Plan per taak minstens één reservepersoon voor uitval op de dag zelf.
- Test de kassa- en donatieprocedure vóór de open dag met een kleine proeftransactie. Leg betaalinformatie, donatieformulieren en eventuele wisselgeldvoorziening op één herkenbare plek bij de entree.
- Controleer 24 tot 48 uur vooraf de dierendossiers en vaccinatiestatus van alle dieren die worden getoond. Scherm dieren die overprikkeld raken tijdelijk af en zorg dat waterbakken en transportbenches direct beschikbaar zijn.
- Doe de laatste boodschappen pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Koel dranken op tijd, bereid hapjes in porties voor en controleer vóór opening koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag in een opvangcentrum organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, rondleidingen en controles van dieren en materialen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in een opvangcentrum?
- Reken op minstens één vrijwilliger per taakpost: ontvangst, rondleidingen, dierenzorg, catering en donaties. Voeg per belangrijke post één reserve toe; bij vijf posten kom je dus uit op ongeveer 10 mensen.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag in een dierenopvang?
- Werk met tijdsloten van ongeveer 20 tot 30 minuten en laat groepen niet zonder rondleider vertrekken. Plan tussen twee rondleidingen minimaal 10 minuten voor wisselen, schoonmaken of het tijdelijk afschermen van dieren.
- Wanneer moet je de catering voor een opvangcentrum open dag regelen?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en maak de definitieve boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf. Koel dranken de avond ervoor en bereid houdbare of gekoelde hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!