Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes au refuge ?

Une journée portes ouvertes au refuge demande plus qu’un buffet et quelques affiches. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le service des boissons, le matériel de présentation et tout ce qui permet de garder les animaux au calme et en sécurité. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emporter, des tentes aux gamelles, en passant par les rallonges et les badges nominatifs. Vérifie les quantités selon le nombre d’inscrits et de bénévoles avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Écran de présentation

Matériel pour animaux

Cages de transportqté 6
Laisses pour chiensqté 8
Colliersqté 8
Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Couvertures pour animauxqté 12
Jouets pour animauxqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4
Paniers de transportqté 4
Serviettesqté 20
Tapis pour gamellesqté 8

Sécurité

Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets pour bénévolesqté 20
Trousse de premiers secours
Stations de gel hydroalcooliqueqté 6
Gants en caoutchoucqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Silhouettes d’animauxqté 20
Compositions floralesqté 6

Communication

Panneaux d'informationqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Affiches du programmeqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Formulaires d'inscriptionqté 150
Brochures d'adoptionqté 300
Boîtes de donsqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Petits pains - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mini-rouleaux - 150 pièces
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Salade de fruits adaptée au régime - 4 kilo
- Mélange d'épices - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Barquettes à snacks compostables - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Sacs à déjections animales - 500 pièces
- Biscuits pour chiens - 4 kilos
- Friandises pour chats - 2 kilos
- Aliments pour animaux pour les démonstrations - 10 kilo

Conseils

Prévoyez une tente de réception, des tables pliantes et des chaises pour l’accueil, les inscriptions et les échanges avec les visiteurs. Ajoutez des tables hautes si les visiteurs restent surtout debout.
Comptez au moins un gobelet réutilisable par personne attendue, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les oublis, les changements de boisson et les passages successifs.
Pour le café et le thé, préparez une machine à café, une bouilloire et suffisamment de tasses pour servir deux tournées sans attendre la vaisselle. Les glacières servent à garder les boissons fraîches jusqu’à l’ouverture.
Ne laissez pas le matériel animalier au dernier moment : prévoyez des cages de transport, des laisses, des colliers, des bacs à eau, des gamelles, des couvertures et des jouets avant l’arrivée des visiteurs.
Testez les rallonges, les multiprises, le microphone, les enceintes mobiles et l’écran de présentation au moins la veille. Cela permet de repérer une prise trop éloignée ou un câble manquant avant l’installation.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes dans un refuge ?: Prévoyez la vaisselle réutilisable, les boissons, le matériel de service, les équipements électriques et le matériel nécessaire aux animaux présentés. La liste complète du plan comprend 71 fournitures réparties par catégorie.
Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un gobelet par personne et ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 100 visiteurs, cela représente environ 110 à 115 gobelets réutilisables, surtout si plusieurs créneaux de visite se succèdent.
Quand préparer le matériel pour les animaux ?: Rassemblez les cages, laisses, colliers, gamelles, bacs à eau, couvertures et jouets au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez ensuite les quantités le matin même, avant l’arrivée des visiteurs.
Quand tester le matériel électrique du refuge ?: Faites un premier test la veille, puis contrôlez les branchements pendant l’installation, au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, machines à café, enceintes et microphone.

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