Organiser une journée portes ouvertes au jardin communautaire
Commencez par fixer le programme, les créneaux de visite et le nombre de personnes que vous pouvez accueillir à la fois. Ouvrez ensuite les inscriptions assez tôt pour prévoir les besoins alimentaires, le mobilier et le nombre de bénévoles. La réussite tient surtout à la circulation sur le site : accès dégagé, toilettes vérifiées, signalétique visible et accueil identifiable. Préparez enfin un scénario météo et terminez l’installation avant l’arrivée du premier visiteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer le programme et les visites guidées
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Ouvrir les inscriptions
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Réserver du mobilier supplémentaire
- 7
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 8
Briefer les guides
2 personnes
- 9
Coordonner l’accès et la clé
- 10
Vérifier les chemins et l'accès
2 personnes
- 11
Vérifier les toilettes et l’eau
- 12
Définir le scénario météo
2 personnes
- 13
Concevoir les panneaux d’orientation
- 14
Imprimer les plans et le programme
2 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
- 16
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
- 17
Baliser les entrées du jardin et les stands
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas et les fruits
3 personnes
- 21
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
- 22
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 27
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
- 28
Suspendre la décoration
2 personnes
- 29
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 30
Mettre en place les aliments et les boissons
3 personnes
- 31
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 32
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 34
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 35
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 36
Répondre aux questions sur le jardin
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 47
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 48
Retirer les panneaux de route et la décoration
2 personnes
- 49
Vérifier le mobilier emprunté
2 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Ranger le stock restant
2 personnes
- 52
Ranger le matériel de nettoyage
- 53
Enregistrer les objets trouvés
- 54
Assurer le suivi des informations visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 60
- Bureau d’information
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Petits bolsqté 50
- Couvertsqté 80
- Pichets de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Cuillères de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannière de bienvenue
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 10
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
Bureau
- Chemises à pinceqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Brochures du programmeqté 100
- Plansqté 100
- Caisse à espèces
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de triqté 4
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les visites guidées par créneaux de 30 à 45 minutes et limitez chaque groupe à la capacité réelle des chemins et des guides disponibles.
- Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez dès le départ les allergies, les besoins alimentaires et les éventuelles difficultés d’accès.
- Répartissez les bénévoles par poste avec un responsable de l’accueil, un guide par groupe et une personne chargée de l’accès, de l’eau et des toilettes. Organisez un briefing de 20 minutes le jour même.
- Préparez la signalétique avant le montage : une bannière à l’entrée, des panneaux de direction vers les stands et un plan imprimé par point d’accueil évitent les attroupements dès l’ouverture.
- Prévoyez deux scénarios météo au moins 48 heures à l’avance. Vérifiez les tentes, l’éclairage, les rallonges et l’alimentation avant d’acheminer le matériel sur le site.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au jardin ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles, imprimer les plans et vérifier les accès.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?
- Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes et d’ajuster les quantités de boissons et d’en-cas.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites guidées ?
- Prévoyez au minimum un guide par groupe, une personne à l’accueil et une personne pour la coordination du site. Pour quatre groupes simultanés, comptez donc au moins 6 bénévoles, plus une ou deux personnes de remplacement.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes au jardin ?
- Vérifiez les chemins, l’accès et la clé, les toilettes, l’eau, l’éclairage et l’alimentation électrique. Contrôlez aussi les panneaux, les badges, les boissons refroidies et le matériel installé ou prêt à être transporté.
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