Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del huerto comunitario
Una jornada de puertas abiertas del huerto comunitario funciona mejor cuando el recorrido, los horarios y las personas responsables quedan definidos antes de invitar. Empieza por el programa y las visitas guiadas; después gestiona las inscripciones, los voluntarios y el acceso al recinto. En la última semana, revisa caminos, baños, agua, electricidad y el plan para la lluvia. El día anterior deja preparados los mapas, carteles, acreditaciones, bebidas y alimentos para concentrarte en recibir a las visitas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa y las visitas guiadas
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Reservar mobiliario adicional
- 7
Asignar voluntarios
2 personas
- 8
Informar a los guías
2 personas
- 9
Coordinar el acceso y la llave
- 10
Comprobar caminos y accesos
2 personas
- 11
Comprobar los baños y el agua
- 12
Definir el escenario meteorológico
2 personas
- 13
Diseñar carteles de ruta
- 14
Imprimir mapas y programa
2 personas
- 15
Preparar acreditaciones
- 16
Preparar los paneles informativos
2 personas
- 17
Marcar las entradas del jardín y los stands
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
- 21
Montar el punto de café y té
2 personas
- 22
Probar luces y corriente
2 personas
- 23
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 24
Montar las carpas
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar el mostrador de información
2 personas
- 27
Colocar señales de ruta
3 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 30
Colocar la comida y la bebida
3 personas
- 31
Recibir a los voluntarios
2 personas
- 32
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 33
Recibir a los visitantes
3 personas
- 34
Registrar a los visitantes
2 personas
- 35
Guiar visitas
4 personas
- 36
Responder a preguntas sobre el jardín
2 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Servir aperitivos
2 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 41
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger comida y bebida
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Desmontar las carpas
4 personas
- 46
Separar y desechar los residuos
2 personas
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Retirar los carteles de la ruta y la decoración
2 personas
- 49
Comprobar el mobiliario prestado
2 personas
- 50
Devolver el material prestado
2 personas
- 51
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 52
Guardar material de limpieza
- 53
Registrar objetos perdidos
- 54
Dar seguimiento a la información de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 60
- Punto de información
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 50
- Cubiertoscant. 80
- Jarras para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Banner de bienvenida
- Guirnaldascant. 6
- Señales de rutacant. 12
- Paneles informativoscant. 10
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
Oficina
- Carpetas portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Planoscant. 100
- Cajita para efectivo
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Bandejas de clasificacióncant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la duración de cada visita con al menos 2 semanas de antelación. Así podrás abrir las inscripciones con horarios concretos y evitar grupos demasiado grandes para los caminos o los puestos.
- Asigna los voluntarios por función y franja horaria, no solo por nombre. Reserva una persona para el punto de información, otra para acompañar cada visita y una más para resolver accesos, llave o cambios de última hora.
- Confirma las necesidades dietéticas durante la inscripción y revisa el número final 3 días antes. Prepara el café, el té, la fruta y los aperitivos en zonas separadas y etiqueta claramente las opciones especiales.
- Haz una revisión del recinto entre 48 y 24 horas antes: caminos, entradas, baños, agua, corriente y puntos de montaje. Si puede llover, decide entonces qué actividades pasan bajo las carpas y cómo se mantendrán visibles las señales de ruta.
- Monta primero la orientación y la circulación: banner de bienvenida, punto de información, mapas, paneles y señales de ruta. Después coloca mesas, sillas, café y aperitivos; prueba el altavoz, las luces LED y las regletas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del huerto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, voluntarios, mobiliario, alimentos, señalización y el plan meteorológico.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para las visitas guiadas?
- Ábrelas cuando el programa y los horarios estén cerrados, normalmente 2 o 3 semanas antes. Pide también las preferencias dietéticas y fija una fecha de cierre 3 días antes del evento.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como base, calcula una persona para información y acceso, una por cada visita guiada y una de apoyo para montaje, bebidas y emergencias. Para cuatro visitas simultáneas, prepara al menos 6 voluntarios por turno.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos los mapas, el programa, las acreditaciones, los paneles y las señales de ruta. Enfría las bebidas, reúne los materiales en cajas y comprueba que las carpas, mesas, sillas, corriente y equipos puedan montarse sin buscar piezas el mismo día.
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