Tag der offenen Tür im Gemeinschaftsgarten organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Gemeinschaftsgarten gelingt, wenn Programm, Zugang und Helfer früh zusammenpassen. Lege zuerst Führungen, Infostände und Anmeldeablauf fest und plane danach Personal, Ausstattung und Verpflegung. In der letzten Woche geht es vor allem um Beschilderung, Wetteralternative, Strom, Wasser und die Einteilung vor Ort. Dieses Vorgehen verhindert, dass am Veranstaltungstag zwar Gäste kommen, aber Schlüssel, Sitzplätze oder Ansprechpartner fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Führungen festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Zusätzliche Möbel reservieren
- 7
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 8
Führende briefen
2 Personen
- 9
Zugang und Schlüssel abstimmen
- 10
Wege und Zugang kontrollieren
2 Personen
- 11
Toiletten und Wasser kontrollieren
- 12
Wetterszenario festlegen
2 Personen
- 13
Wegweiser entwerfen
- 14
Pläne und Programm drucken
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Infoschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Zugänge zum Garten und Stände markieren
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks und Obst vorbereiten
3 Personen
- 21
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 22
Licht und Strom testen
2 Personen
- 23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 30
Essen und Getränke ausstellen
3 Personen
- 31
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 32
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 33
Besucher empfangen
3 Personen
- 34
Besucher registrieren
2 Personen
- 35
Führungen begleiten
4 Personen
- 36
Gartenfragen beantworten
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Snacks servieren
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Mülleimer leeren
2 Personen
- 41
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 45
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 46
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Wegweiser und Dekoration entfernen
2 Personen
- 49
Geleihte Möbel kontrollieren
2 Personen
- 50
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
- 51
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 52
Reinigungsmaterial verstauen
- 53
Fundgegenstände registrieren
- 54
Besucherinformationen nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Informationsstand
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeebecherAnz. 60
- TellerAnz. 80
- SchälchenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 80
- AusgießkannenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Willkommensbanner
- WimpelkettenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
Büro
- KlemmbrettmappenAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- AnmeldeformulareAnz. 100
- ProgrammhefteAnz. 100
- PläneAnz. 100
- Kassette für Bargeld
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- SortierboxenAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Führungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Plane feste Zeitfenster und benenne pro Führung eine verantwortliche Person, damit Besucher nicht auf spontane Zusagen angewiesen sind.
- Öffne die Anmeldung früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. Prüfe die Liste spätestens 3 Tage vorher, damit Snacks, Obst und Getränke nicht nach Gefühl eingekauft werden.
- Teile Freiwillige nicht nur für Führungen ein, sondern auch für Empfang, Wegweisung, Getränke und den Abbau. Eine kurze Einweisung am Vortag oder am Morgen dauert etwa 20 Minuten und verhindert Rückfragen während des Rundgangs.
- Kontrolliere Zugang, Schlüssel, Wege, Toiletten und Wasser spätestens am Vortag. Teste dabei auch Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und LED-Lampen, statt technische Probleme erst beim Aufbau zu entdecken.
- Bereite den Aufbau nach einer festen Reihenfolge vor: zuerst Zugänge und Wegweiser, dann Partyzelte, Tische und Stühle, danach Informationsstand, Namensschilder und Verpflegung. Lege außerdem spätestens 48 Stunden vorher fest, was bei Regen oder starkem Wind geändert wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Gemeinschaftsgarten planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm, Führungen und Einladungen. In der letzten Woche sollten Anmeldungen, Helfereinteilung, Beschilderung und Wetterszenario feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Verpflegung und je Führung eine verantwortliche Person ein. Bei mehreren parallelen Bereichen solltest du zusätzlich 1 bis 2 flexible Helfer für Nachfragen, Nachschub und Zugang einteilen.
- Wann sollte man Getränke und Snacks für den Gartentag einkaufen?
- Verderbliche Snacks und Obst kaufst du am Vortag, haltbare Getränke und Verbrauchsmaterial können bereits 2 bis 3 Tage vorher bereitliegen. Kühle Getränke spätestens am Morgen der Veranstaltung und kontrolliere die Mengen anhand der Anmeldungen.
- Was muss man bei schlechtem Wetter für den Tag der offenen Tür vorbereiten?
- Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Führungen, Stände und Sitzplätze unter Partyzelte oder in geschützte Bereiche verlegt werden. Prüfe zusätzlich Wege, Strom und Beleuchtung und informiere Helfer sowie angemeldete Gäste bei einer Änderung mindestens am Vortag.
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