Organiser une journée portes ouvertes de l’hôtel

Une journée portes ouvertes d’hôtel se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme un planning d’équipe. Fixez la date et le programme avant de sélectionner les chambres accessibles, de réserver les visites guidées et d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, l’accueil et le stationnement. Les dernières vérifications portent sur les chambres, la technique, les boissons, le café et la livraison du traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
3
Sélectionner les chambres libres
2 personnes
4
Faire les réservations pour les visites guidées
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Planifier les livraisons pour le traiteur
10
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
11
Répartir le personnel d’accueil
2 personnes
12
Préparer les informations de stationnement
13
Imprimer les plans
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les scripts de visite
16
Vérifier les chambres d'hôtel
3 personnes
17
Tester la technique
2 personnes
18
Confirmer la commande traiteur
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel promotionnel
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer le point café
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer le buffet
3 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Vérifier l'éclairage
2 personnes
31
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
32
Préparer le vestiaire
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Faire le briefing du personnel
4 personnes
35
Préparer la liste d’inscription
36
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Faire la démonstration des équipements de l'hôtel
2 personnes
44
Assurer la présentation
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Vérifier la signalisation
49
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
52
Collecter les coordonnées des visiteurs
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
55
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
56
Fermer le buffet
2 personnes

Suivi

57
Vider le vestiaire
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les boissons
2 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Vérifier les chambres d'hôtel
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le matériel promotionnel
72
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Accueil
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 16

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Pincesqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Bannières de bienvenueqté 3
Panneaux d’informationqté 10
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12

Courses

Caféqté 6

Conseils

Commencez par définir un itinéraire avec un point de départ et une durée par étape. Pour chaque visite guidée, prévoyez un responsable, un script imprimé et un groupe de taille maîtrisée.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue et demandez immédiatement les allergies ou régimes alimentaires. Cela laisse au traiteur le temps d’adapter la commande et la livraison.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, plans imprimés, informations de stationnement et liste des inscrits doivent être réunis au même endroit. Gardez quelques badges vierges pour les visiteurs non prévus.
Contrôlez les chambres sélectionnées le matin même, avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment la présentation, l’accès, l’éclairage et le parcours entre deux chambres, car une seule chambre indisponible peut désorganiser une visite.
Testez les ordinateurs portables, écrans, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant. Installez ensuite le bureau d’accueil, les tables et le point café avant l’ouverture, puis refroidissez les boissons suffisamment tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes d’hôtel ?: Commencez la préparation environ 6 semaines avant l’événement. Fixez d’abord la date et le programme, puis lancez les invitations au moins 3 semaines avant afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de chambres faut-il ouvrir pendant une journée portes ouvertes ?: Sélectionnez uniquement les chambres réellement disponibles et prévoyez un parcours cohérent de 3 à 5 étapes selon la taille de l’hôtel. Confirmez leur état la veille et faites une dernière vérification le jour même.
Quand confirmer le traiteur pour une journée portes ouvertes ?: Confirmez la commande au plus tard 7 jours avant l’événement, après avoir arrêté le nombre d’inscrits et les contraintes alimentaires. Planifiez aussi l’heure de livraison et l’emplacement des tables de buffet.
Combien de personnes prévoir à l’accueil et pour les visites guidées ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil pour enregistrer les visiteurs et 1 guide par groupe en circulation. Pour éviter l’attente, répartissez les groupes sur des départs espacés de 15 à 20 minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.