Ein Hotel-Open-House Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Besichtigungsroute fest, bevor du die offenen Zimmer auswählst. Eine Führung von 30 bis 45 Minuten mit einem klaren Start- und Endpunkt verhindert, dass Gruppen in Fluren aufeinandertreffen.
• Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Programm und Anmeldeweg feststehen. Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche und die Gruppengröße für das Catering einplanen kannst.
• Teile Mitarbeitende getrennt für Empfang und Führungen ein. Pro Führungsgruppe sollte eine verantwortliche Person eingeplant sein; am Empfang brauchst du zusätzlich jemanden, der Anmeldungen, Namensschilder und Parkinformationen im Blick behält.
• Kontrolliere die offenen Hotelzimmer nicht nur auf Sauberkeit, sondern auch auf Details wie Licht, Technik und fehlende Unterlagen. Gehe die gesamte Route spätestens am Vortag einmal in der vorgesehenen Reihenfolge ab.
• Teste Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt sein, während Kaffeestation, Snacks, Empfangstheke und Tische vor Beginn vollständig aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hotel-Open-House planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Besichtigungsroute. Die Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.

Wie viele Hotelzimmer sollte man für eine Führung öffnen?

Wähle nur so viele Zimmer aus, wie sich in einer Führung von etwa 30 bis 45 Minuten sinnvoll zeigen lassen. Bei mehreren Gruppen legst du die Reihenfolge und Startzeiten vorher fest, statt alle Gäste gleichzeitig loszuschicken.

Wann sollte man das Catering für ein Hotel-Open-House bestätigen?

Bestätige die Cateringbestellung spätestens 7 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Plane danach noch Zeit für Lieferungen, Kühlung sowie den Aufbau der Kaffeestation und der Snackausgabe ein.

Was muss man am Tag des Hotel-Open-House zuerst erledigen?

Kontrolliere zuerst die Zimmer und die komplette Besichtigungsroute, danach Technik, Empfang und Catering. Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass für Aufbau, Getränkekühlung, Namensschilder und einen kurzen Funktionstest ein.

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