Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del hotel

Una jornada de puertas abiertas de hotel funciona cuando el visitante sabe adónde ir desde que llega y el equipo conoce su papel. Empieza fijando la fecha, el programa y la ruta del recorrido; después confirma las habitaciones, las inscripciones y el personal necesario. La recepción, las visitas guiadas, el catering y la información de aparcamiento deben estar coordinados antes del montaje. Reserva tiempo para comprobar las habitaciones y probar la técnica, porque esos fallos suelen aparecer demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ruta del recorrido
2 personas
3
Seleccionar las habitaciones disponibles
2 personas
4
Hacer reservas para visitas guiadas
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Planificar las entregas para catering
10
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
11
Asignar al personal para la recepción
2 personas
12
Preparar la información de aparcamiento
13
Imprimir planos
14
Preparar acreditaciones
2 personas
15
Imprimir los guiones de visita guiada
16
Comprobar las habitaciones del hotel
3 personas
17
Probar la técnica
2 personas
18
Confirmar el pedido de catering
19
Hacer la compra
2 personas
20
Recoger material promocional
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar el punto de café
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Preparar las sillas
3 personas
27
Montar el buffet
3 personas
28
Colgar la decoración
2 personas
29
Colocar la señalización
2 personas
30
Comprobar la iluminación
2 personas
31
Preparar el espacio de presentación
2 personas
32
Preparar el guardarropa
2 personas
33
Comprobar los baños
34
Hacer la reunión informativa del personal
4 personas
35
Preparar la lista de registro
36
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

37
Recibir a los visitantes
3 personas
38
Registrar inscripciones
2 personas
39
Repartir acreditaciones
2 personas
40
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Guiar visitas
4 personas
43
Presentar las instalaciones del hotel
2 personas
44
Realizar la presentación
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer el bufé
2 personas
48
Comprobar la señalización
49
Comprobar los baños periódicamente
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
52
Recopilar los datos de contacto de los visitantes
53
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
54
Guiar la última visita
2 personas
55
Despedirse de los visitantes
2 personas
56
Cerrar el bufé
2 personas

Seguimiento

57
Vaciar el guardarropa
2 personas
58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Recoger las bebidas
2 personas
60
Apagar el equipo
2 personas
61
Retirar la decoración
2 personas
62
Recoger mesas y sillas
3 personas
63
Separar y desechar los residuos
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar espacios
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Revisar las habitaciones del hotel
2 personas
68
Registrar objetos perdidos
69
Guardar la catering sobrante
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar el material promocional
72
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2
Taburetescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mantelescant. 16

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 2
Pantallascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Banners de bienvenidacant. 3
Carteles informativoscant. 10
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Números de guardarropacant. 120
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas para servircant. 8
Cuencoscant. 16
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12

Compras

Cafécant. 6

Consejos

Define el programa y la ruta antes de diseñar las invitaciones. Indica la duración de cada visita y limita las reservas a la capacidad real del recorrido, para no acumular grupos en recepción.
Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y pregunta en ese momento por alergias y preferencias dietéticas. Así puedes confirmar el catering y planificar sus entregas sin improvisar cantidades ni horarios.
Asigna por escrito quién atiende la recepción y quién acompaña cada visita guiada. Prepara acreditaciones, planos e instrucciones para el personal como mínimo 1 día antes, no durante la llegada de los invitados.
Haz una revisión completa de las habitaciones seleccionadas el día anterior: iluminación, limpieza, señalización y accesos. Imprime los guiones de visita y lleva una copia adicional por cada guía para evitar compartir documentos.
Prueba portátiles, pantallas, altavoces, micrófonos, cables y regletas antes de abrir. Monta la recepción, las mesas y el punto de café con antelación suficiente para enfriar las bebidas y comprobar que el catering se puede servir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una jornada de puertas abiertas de hotel?: Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones con 2 o 3 semanas de margen y deja cerradas las inscripciones, el catering y las asignaciones de personal como mínimo 3 días antes.
¿Cómo se organiza el recorrido por las habitaciones del hotel?: Selecciona las habitaciones disponibles y crea una ruta en un solo sentido, evitando cruces entre grupos. Calcula visitas de 20 a 30 minutos y deja al menos 10 minutos entre salidas para que el guía pueda recolocar al grupo.
¿Cuánto personal hace falta para una jornada de puertas abiertas?: Como base, asigna 1 persona para la recepción por cada 40 o 50 visitantes previstos y 1 guía por grupo. Añade al menos 1 persona de apoyo para resolver llegadas, aparcamiento, catering o incidencias técnicas.
¿Cuándo hay que preparar el catering y el punto de café?: Confirma el pedido 3 días antes y comprueba las entregas el mismo día, antes de la llegada de los visitantes. Monta el punto de café con 60 minutos de antelación y enfría las bebidas durante las horas previas.

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