Organiser une journée portes ouvertes à la ferme, étape par étape

Une journée portes ouvertes à la ferme demande plus qu’un accueil convivial : il faut maîtriser les flux de visiteurs, les zones animales et le stationnement. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité d’accueil, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître les besoins alimentaires. Les visites guidées, le balisage et la répartition des bénévoles se préparent avant la mise en place des tables, boissons et en-cas. La dernière vérification porte sur la météo, les enclos, les branchements et le trajet sécurisé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Planifier les visites guidées
2 personnes
9
Réserver les livraisons
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Inspecter le site et les zones des animaux
3 personnes
12
Définir un trajet sécurisé
2 personnes
13
Élaborer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
14
Créer les panneaux de visite guidée
2 personnes
15
Créer les affiches du programme
2 personnes
16
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
17
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
18
Tondre et balayer le terrain
3 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les flèches d'itinéraire
23
Imprimer la liste des inscriptions
24
Vérifier les prévisions météo
25
Balisage du site
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Monter le buffet
3 personnes
30
Installer le point café
2 personnes
31
Remplir les points de fraîcheur
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Briefer les soigneurs
3 personnes
38
Briefer les guides
4 personnes
39
Informer les hôtes d’accueil
3 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes
41
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Présenter le programme
2 personnes
45
Accompagner les visites guidées
4 personnes
46
Démontrer l’alimentation des animaux
3 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Dégager les voies de circulation
2 personnes
57
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
58
Animer le coin photo
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes
61
Ramener les animaux
3 personnes

Suivi

62
Fermer le buffet
2 personnes
63
Ranger les boissons
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Vérifier les zones animales
2 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleurs de fêteqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Barrières de fouleqté 12
Panneaux de directionqté 15
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 150
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Stations de lavage des mainsqté 3
Straw de jeuqté 8
Brouettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de fermeqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Répartissez les visiteurs par créneaux de visite afin d’éviter qu’un seul groupe se retrouve à l’entrée ou près des enclos.
Préparez le parcours comme si vous découvriez la ferme pour la première fois. Les flèches, panneaux de visite et affiches du programme doivent être installés avant l’arrivée du premier visiteur.
Ne laissez pas les inscriptions au dernier moment : demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité. Imprimez ensuite une liste actualisée pour l’accueil et les bénévoles.
Contrôlez les zones animales la veille et le matin même. Un enclos propre ne suffit pas : vérifiez aussi les clôtures, les passages interdits et la séparation entre le public et les animaux.
Testez les équipements électriques avant l’ouverture, notamment les rallonges, multiprises, machines à café et haut-parleurs. Prévoyez le plan B météo avant de monter les tentes et d’installer le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes à la ferme ?: Commencez l’organisation au moins 6 à 8 semaines avant la date. Les invitations, les inscriptions, les bénévoles, les livraisons et le programme des visites prennent généralement plusieurs semaines à coordonner.
Comment organiser les visites guidées dans une ferme ouverte au public ?: Prévoyez des groupes de 10 à 15 personnes par guide et des départs toutes les 30 à 45 minutes. Ajoutez quelques minutes entre deux groupes pour éviter les croisements dans les passages étroits et près des enclos.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes à la ferme ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais en plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de service.
Quand faut-il vérifier la météo et préparer le site ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau le matin de l’événement. Faites l’inspection du terrain, des enclos, du stationnement et des branchements la veille, avec un dernier contrôle au moins 2 heures avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.