Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de la granja

Una jornada de puertas abiertas en la granja necesita más que una fecha y algunas mesas. Primero define el aforo, el programa y el recorrido; después organiza las inscripciones, los voluntarios y la preparación del recinto. Las visitas guiadas deben tener horarios concretos y una ruta segura, especialmente cerca de los animales. El día anterior, deja listas la señalización, las bebidas frías, la comida y la lista de inscritos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Asignar voluntarios
2 personas
8
Planificar las visitas guiadas
2 personas
9
Reservar suministros
10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
11
Inspeccionar el recinto y las zonas de animales
3 personas
12
Definir una ruta segura
2 personas
13
Planificar la ruta de estacionamiento
2 personas
14
Crear señalización para la visita guiada
2 personas
15
Crear los carteles del programa
2 personas
16
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
17
Limpiar los recintos de animales
3 personas
18
Cortar y barrer el terreno
3 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Colocar flechas de ruta
23
Imprimir la lista de inscritos
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Cerrar el recinto
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
29
Montar el buffet
3 personas
30
Instalar el punto de café
2 personas
31
Rellenar los puntos de refrigeración
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar los paneles informativos
2 personas
34
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Preparar el material de primeros auxilios
37
Informar a los cuidadores de animales
3 personas
38
Informar a los guías
4 personas
39
Instruir a los anfitriones de los invitados
3 personas
40
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
41
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Presentar el programa
2 personas
45
Guiar visitas
4 personas
46
Demostrar cómo alimentar a los animales
3 personas
47
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer café y té
2 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
56
Mantener libres las vías de paso
2 personas
57
Comprobar el bienestar animal
2 personas
58
Atender el rincón fotográfico
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
61
Devolver los animales
3 personas

Seguimiento

62
Cerrar el bufé
2 personas
63
Recoger las bebidas
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Revisar las zonas de animales
2 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Guardar la comida sobrante
2 personas
75
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 12
Mesa de recepción
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Altavoces para fiestascant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Vallas de control de multitudescant. 12
Señales de rutacant. 15
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 150
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6
Puestos de lavado de manoscant. 3
Paja de juegocant. 8
Carretillascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Platos de granjacant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Arreglos floralescant. 6

Limpieza

Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Fija primero el aforo y los horarios de las visitas guiadas. Trabaja con grupos manejables y deja unos minutos entre recorridos para evitar cruces en los accesos y las zonas de animales.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por alergias o preferencias dietéticas. Así puedes comprar cantidades adecuadas y preparar alternativas sin improvisar durante la jornada.
Revisa el recinto al menos un día antes: comprueba vallas, zonas de animales, puntos de electricidad y el estado del terreno. La ruta de visitantes debe quedar separada de las áreas de trabajo y señalizada con flechas visibles.
Asigna a cada voluntario una función concreta y un horario. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, el acompañamiento de las visitas, la zona de comida y la supervisión de los accesos.
Consulta el pronóstico el día anterior y prepara el montaje en consecuencia. Comprueba que las carpas, las mesas, los cables y las neveras estén colocados antes de que lleguen los primeros visitantes; al terminar, sigue un orden de cierre y revisa el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una granja?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, el aforo y los suministros. Cierra las inscripciones y confirma las necesidades dietéticas al menos 3 días antes.
¿Cómo se planifican las visitas guiadas en una jornada de puertas abiertas?: Define una ruta segura y asigna una hora de inicio para cada grupo. Deja entre 10 y 15 minutos entre visitas para que el grupo anterior salga de las zonas de animales antes de que llegue el siguiente.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna 1 persona a la recepción, 1 guía por grupo y 1 persona para comida y accesos. Para tres grupos simultáneos, calcula al menos 5 voluntarios y añade un suplente si el recinto es amplio.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas la víspera. Prepara los aperitivos el mismo día, antes de abrir, y deja las mesas de buffet montadas con tiempo para resolver cualquier falta de vajilla o utensilios.

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