Tag der offenen Farm organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Besucherzahl fest, bevor du Einladungen verschickst. Teile die angemeldeten Gäste anschließend auf feste Führungen auf, damit nicht alle gleichzeitig an den Tierbereichen ankommen.
• Plane die sichere Laufroute mit getrennten Bereichen für Besucher, Fahrzeuge und Tiere. Kontrolliere die Strecke spätestens am Vortag und stelle Pfeile sowie Führungsschilder am Veranstaltungstag vor der Öffnung auf.
• Teile Freiwillige konkreten Stationen und Uhrzeiten zu: Empfang, Führungen, Parkroute, Buffet und Tierbereiche. Eine ausgedruckte Anmeldeliste am Empfang verhindert, dass Nachmeldungen oder Ernährungswünsche untergehen.
• Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel vor dem Aufbau, besonders für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen, Lautsprecher und Mikrofon. Teste die Technik nicht erst, wenn die ersten Gäste eintreffen.
• Bereite Getränke und Snacks so vor, dass die Ausgabe auch bei einer vollen Führung funktioniert. Stelle Mehrweggeschirr, Servierzangen und Warmhaltebehälter gesammelt am Buffet bereit und prüfe die Wettervorhersage am Vortag sowie am Morgen erneut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Farm planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Besucherkapazität. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wie viele Besucher kann eine offene Farm gleichzeitig aufnehmen?

Lege die Kapazität anhand der sicheren Laufroute, der Tierbereiche und der Größe der Führungsgruppen fest. Plane lieber mehrere Führungen mit festen Startzeiten als eine unkontrollierte Gruppe; prüfe die maximale Zahl mindestens 4 Wochen vorher.

Wann müssen die Tiergehege und das Gelände kontrolliert werden?

Führe eine gründliche Kontrolle am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungsmorgen nochmals Zäune, Tore, Laufwege und Sauberkeit. Absperrungen und Beschilderungen sollten vor dem Einlass vollständig stehen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der offenen Farm?

Plane für Zelte, Tische, Empfang, Buffet, Technik und Wegweiser mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Der Funktionstest von Strom, Mikrofon und Lautsprecher sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.