Checklist pour organiser une journée d’adoption

Une journée d’adoption demande plus qu’une liste d’animaux et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les bénévoles, les accompagnateurs, le vétérinaire et l’accueil du public, tout en gardant les animaux au calme et en sécurité. Cette checklist de 64 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières autorisations jusqu’à l’installation des enclos et des profils d’animaux. Prévoyez aussi le matériel d’accueil, la signalétique et une solution pour conserver les produits frais au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des animaux
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les présentations d'animaux
2 personnes
Préparer les informations sur l’adoption
2 personnes
Créer une réservation de matériel
Informer le vétérinaire
Vérifier les autorisations
Créer le plan
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les accompagnateurs d'animaux
2 personnes
Rédiger les règles pour les visiteurs
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Imprimer les profils des animaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
4 personnes
Vérifier la santé des animaux
2 personnes
Balisier les enclos
2 personnes
Mettre les produits frais au froid
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les enclos pour animaux
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’adoption
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Faire visiter les animaux
6 personnes
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
Animer les présentations animalières
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les enclos des animaux
4 personnes
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
Supervision des contacts avec les animaux
4 personnes
Enregistrer les nouvelles adoptions
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Remettre les animaux en place
4 personnes
Stocker les fournitures en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Confirmer les rendez-vous d'adoption
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Archiver les photos et les documents
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Accueil
Enclos pour animauxqté 12
Panneaux de clôtureqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Affiches d’animauxqté 12
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 16
Gamellesqté 16
Bouteilles d’eauqté 8
Laisses pour chiensqté 12
Matériel pour animauxqté 8
Caisses de transportqté 8
Bacs à litièreqté 8
Sacs à crottes pour chiensqté 500
Serviettes pour animauxqté 20
Brosses pour chiensqté 4
Jouets pour chatsqté 12
Jouets pour chienqté 12
Barrières pour animauxqté 6
Cagesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6
Gants jetablesqté 4
Panneaux d'avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Formulaires d'adoptionqté 80
Autocollants visiteursqté 150

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance : vous aurez le temps de vérifier les autorisations, d’informer le vétérinaire et de recruter les bénévoles nécessaires.
Ne laissez pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Centralisez les réponses au plus tard 7 jours avant l’événement afin d’adapter l’accueil et les achats.
Préparez les profils imprimés des animaux en plusieurs exemplaires, puis placez-les près des enclos correspondants. Ajoutez une signalétique lisible pour éviter que les visiteurs et les animaux accompagnés se croisent inutilement.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et attribuez clairement l’accueil, les présentations, les enclos et la logistique. Prévoyez une personne de remplacement pour chaque poste exposé au public.
Contrôlez le jour même les clôtures, les enclos, les rallonges, les multiprises et le matériel de présentation. Faites la vérification de santé des animaux avant l’ouverture, puis gardez les produits frais dans des glacières avec des pains de glace.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’adoption ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, vérifiez les autorisations et contactez le vétérinaire en premier, puis lancez les invitations et le recrutement des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée d’adoption ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour les présentations et 1 responsable des enclos par zone ouverte au public. Pour une journée de 4 à 6 heures, organisez deux rotations afin d’éviter les postes tenus sans pause.
Quand imprimer les profils des animaux ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière vérification des informations. Préparez ensuite quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer rapidement un profil sali ou modifié.
Que vérifier le matin d’une journée d’adoption ?: Faites une vérification complète 60 à 90 minutes avant l’ouverture : santé des animaux, enclos, balisage, badges, profils, matériel audio et produits frais. Gardez ce créneau libre pour corriger un problème avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.