Organiser une journée portes ouvertes dans une maison de village

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date et le programme, avant d’ouvrir les inscriptions et de répartir les bénévoles. Les dernières heures servent surtout à vérifier la salle, installer l’accueil, le buffet et les activités. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, signalisation, boissons froides et test du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Répartir les bénévoles
2 personnes
6
Réserver les activités
7
Réserver les fournisseurs
8
Créer les panneaux du programme
2 personnes
9
Créer le plan
10
Créer la signalisation
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
15
Vérifier le lieu
2 personnes
16
Vider la salle
3 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
20
Installer le buffet
3 personnes
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Préparer les activités
3 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes
25
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

26
Ouvrir les portes
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Assurer les visites guidées
2 personnes
29
Encadrer les activités
4 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Remettre le mobilier en place
4 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Nettoyer les salles
3 personnes
41
Nettoyer la cuisine
2 personnes
42
Nettoyer les toilettes
2 personnes
43
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Ranger les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Plats de maintien au chaudqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les activités réservées et les moments où les visiteurs peuvent simplement découvrir la maison.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’ouverture et notez les besoins alimentaires séparément. Transmettez ensuite un récapitulatif clair à l’équipe chargée du buffet.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâche unique : prévoyez au moins une personne à l’accueil pendant toute la durée et une relève pour les pauses.
Installez la signalisation avant l’arrivée du public, notamment vers l’accueil, les activités, le café et les toilettes. Faites le parcours une fois comme un visiteur pour repérer les zones mal indiquées.
Gardez la dernière heure pour les contrôles : boissons refroidies, stocks non périssables en place, tables et chaises installées, activités prêtes et système de sonorisation testé avec le microphone.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’ouverture afin de prévoir les bénévoles, les activités et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne pour le buffet et 1 référent pour les activités par créneau. Ajoutez une relève toutes les 2 à 3 heures pour éviter que les postes restent sans responsable.
Quand installer la salle avant l’ouverture ?: Faites le rangement et la vérification du lieu la veille si possible. Le jour même, comptez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, le café, la décoration et la signalisation.
Quand refroidir les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’ouverture, ou la veille si les glacières et réfrigérateurs le permettent. Gardez une réserve séparée pour éviter de tout sortir dès le début.

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