Zo organiseer je een dorpshuis open dag
Begin met een vast programma en werk daarna terug naar de uitvoering op de dag zelf. Regel eerst de activiteiten, leveranciers en vrijwilligers; pas daarna richt je de zaal en publieksstromen in. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je weet hoeveel stoelen, servies en eten nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare bewegwijzering en een getest geluidssysteem.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 6
Activiteiten reserveren
- 7
Leveranciers reserveren
- 8
Programmaborden maken
2 personen
- 9
Plattegrond maken
- 10
Bewegwijzering maken
2 personen
- 11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 15
Locatie controleren
2 personen
- 16
Zaal leegmaken
3 personen
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen plaatsen
3 personen
- 19
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 20
Buffet inrichten
3 personen
- 21
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Activiteiten klaarzetten
3 personen
- 24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 25
Welkomteam instrueren
2 personen
Event
- 26
Deuren openen
2 personen
- 27
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 28
Rondleidingen verzorgen
2 personen
- 29
Activiteiten begeleiden
4 personen
- 30
Koffie en thee serveren
2 personen
- 31
Hapjes serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Buffet aanvullen
2 personen
- 34
Afval verzamelen
2 personen
- 35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Eten en drank opruimen
3 personen
- 37
Servies afwassen
3 personen
- 38
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 39
Versiering verwijderen
2 personen
- 40
Zalen schoonmaken
3 personen
- 41
Keuken schoonmaken
2 personen
- 42
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 43
Afvalcontainers legen
2 personen
- 44
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 45
Voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Statafelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Schaaltjesaantal 12
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
- Warmhoudschalenaantal 3
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 100
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd, een verantwoordelijke en eventuele reservering voor een activiteit of leverancier erbij.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag. Gebruik die aantallen om stoelen, koffie- en drinkservies, buffetbenodigdheden en houdbare voorraad te controleren.
- Maak een plattegrond voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd de ontvangsttafel bij de ingang, zet het buffet en koffiepunt niet in dezelfde doorgang en wijs activiteiten aan met programmaborden en bewegwijzering.
- Plan vrijwilligers in blokken rond ontvangst, buffet, koffiepunt en activiteiten. Instrueer het welkomteam vóór de deuren opengaan over het programma, de plattegrond en wie vragen of dieetwensen kan beantwoorden.
- Test geluidsinstallatie, microfoon, laptop, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen. Koel dranken op tijd, zet houdbare voorraad klaar en richt de ontvangstbalie in met naamkaartjes en de actuele aanmeldingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dorpshuis open dag organiseren?
- Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de laatste 3 tot 5 dagen vrij voor aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve boodschappenlijst.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpshuis open dag?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 bij het koffiepunt of buffet en per activiteit 1 begeleider. Voor meerdere activiteiten tegelijk heb je dus vaak 4 tot 6 mensen nodig, plus een coördinator.
- Wanneer richt je een dorpshuis in voor een open dag?
- Plan de zaalopbouw op de dag zelf enkele uren vóór opening. Plaats eerst tafels en stoelen, richt daarna ontvangst, buffet en koffiepunt in en test de techniek uiterlijk 30 minuten voordat bezoekers komen.
- Hoeveel servies en drinken heb je nodig voor een dorpshuis open dag?
- Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en tel per bezoeker minimaal 1 bord, 1 bestekset, 1 glas en 1 koffiekopje. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; controleer daarnaast of er extra glazen en kopjes beschikbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!