Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del centro cívico
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de preparar la sala. Empieza por fijar la fecha, el programa y el sistema de inscripciones; después asigna voluntarios, reserva actividades y proveedores y prepara la comunicación. En los últimos días, confirma preferencias dietéticas, compras y equipos. El día del evento, monta primero recepción y señalización, prueba el sonido y deja las actividades listas antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Asignar voluntarios
2 personas
- 6
Reservar actividades
- 7
Reservar proveedores
- 8
Hacer carteles del programa
2 personas
- 9
Hacer el plano
- 10
Crear la señalización
2 personas
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 15
Comprobar el lugar
2 personas
- 16
Desocupar la sala
3 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 20
Montar el buffet
3 personas
- 21
Montar el punto de café
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Preparar las actividades
3 personas
- 24
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 25
Instruir al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
- 26
Abrir las puertas
2 personas
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Realizar las visitas guiadas
2 personas
- 29
Coordinar actividades
4 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Reponer el bufé
2 personas
- 34
Recoger la basura
2 personas
- 35
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 37
Lavar la vajilla
3 personas
- 38
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 39
Retirar la decoración
2 personas
- 40
Limpiar las salas
3 personas
- 41
Limpiar la cocina
2 personas
- 42
Limpiar los baños
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Devolver el material prestado
2 personas
- 45
Guardar el inventario
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 8
- Bandejas térmicascant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
Limpieza
- Escobascant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la fecha con varias semanas de margen: necesitas tiempo para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar actividades y proveedores.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa el recuento antes de comprar. Así no preparas el buffet basándote en estimaciones y puedes separar las provisiones necesarias.
- Asigna a cada voluntario una función concreta y una hora de llegada. El equipo de bienvenida debe conocer el plano, la recepción, las actividades y a quién avisar si surge un problema.
- Haz el plano y la señalización antes del montaje. Reserva una zona visible para la mesa de recepción y deja pasillos despejados entre las mesas, las sillas, el buffet y el punto de café.
- Prueba el sistema de sonido cuando la sala ya tenga la distribución prevista: conecta altavoces, micrófono, portátil, cables alargadores y regletas, y comprueba que el volumen se oye desde el fondo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y programa, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar actividades o proveedores. Deja la última semana para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, compras y voluntarios.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite ajustar comida, bebidas, sillas, tarjetas de nombre y la distribución de la recepción sin hacer cambios durante el montaje.
- ¿A qué hora hay que empezar a montar el centro cívico?
- Calcula entre 3 y 4 horas antes de la apertura si hay que desocupar la sala, colocar mesas y sillas, montar recepción y buffet, colgar decoración y preparar actividades. Prueba el sonido como mínimo 60 minutos antes de recibir al público.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Para un evento pequeño, asigna al menos 1 persona a recepción, 1 al punto de café o buffet y 1 responsable de actividades; añade una persona de apoyo si hay varios espacios. Reparte las funciones y entrega las instrucciones antes de que empiece el montaje.
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