Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : annoncer la date, suivre les inscriptions, répartir les bénévoles, puis installer le site et tester les activités. Prévoyez un point d’information visible, un bureau d’inscription et un parcours simple pour les visites guidées. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : matériel incomplet, boissons non refroidies, rallonges manquantes ou besoins alimentaires non recensés. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Répartir les bénévoles
2 personnes
6
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
7
Vérifier les prévisions météo
8
Faire les courses
3 personnes
9
Rassembler le matériel
4 personnes
10
Vérifier le matériel d'activités
3 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Préparer les en-cas
4 personnes
13
Inspecter le site
2 personnes
14
Installer les tables et les chaises
4 personnes
15
Installer les tentes de fête
4 personnes
16
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
17
Installer la table traiteur
3 personnes
18
Suspendre la décoration
3 personnes
19
Installer les stands d’activités
6 personnes
20
Tester les enceintes et le micro
2 personnes

Événement

21
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
22
Accueillir les visiteurs
2 personnes
23
Faire des visites guidées
3 personnes
24
Donner des informations sur les scouts
2 personnes
25
Animer l'activité de nouage
2 personnes
26
Encadrer les jeux en plein air
4 personnes
27
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Vérifier les déchets et les toilettes
2 personnes
32
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

33
Ranger le matériel en toute sécurité
4 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
35
Collecter et trier les déchets
3 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Nettoyer le site
4 personnes
38
Nettoyer la cuisine
2 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Bureau d’information
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 40
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Bannières d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordesqté 10
Poteaux en boisqté 12
Tables de loisirs créatifsqté 2
Matériel de bricolage

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par publier la date et le programme, puis envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous saurez ainsi combien de bénévoles et de places prévoir.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, visites guidées, information sur les scouts et animation de l’activité de nouage. Gardez au moins 2 personnes disponibles pour remplacer un absent ou gérer un moment d’affluence.
Inspectez le site avant l’installation et vérifiez les prévisions météo à 48 heures, puis de nouveau le matin même. Si des tentes sont prévues, contrôlez leur emplacement, les passages, les tables, les chaises et les poubelles avant l’arrivée du public.
Testez les enceintes et le microphone avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées sur place. Chargez aussi les talkies-walkies et imprimez les documents nécessaires avant de transformer le comptoir d’information en point d’accueil.
Préparez la restauration en deux temps : rassemblez la vaisselle et le matériel la veille, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même. Installez séparément la table traiteur, le comptoir d’information et les stands d’activités pour éviter les files qui se croisent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour publier le programme, envoyer les invitations, suivre les inscriptions et répartir les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour le matériel, les achats, la météo et l’installation du site.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription pour connaître les besoins alimentaires et organiser l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 au comptoir d’information, 2 pour les visites guidées et 1 par activité en cours. Ajoutez 2 personnes de réserve pour les pauses, les absences et les périodes chargées.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôlez les inscriptions, les besoins alimentaires, les prévisions météo et la présence des bénévoles. Vérifiez aussi les stands d’activités, les enceintes, le microphone, les rallonges, les boissons, la vaisselle et les panneaux indicateurs.

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