Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica la fecha y el programa con al menos 3 semanas de antelación. Incluye el horario de las visitas guiadas, la actividad de nudos y el momento de información sobre scouting para que las familias sepan cuánto tiempo reservar.
• Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes y pregunta entonces por alergias y preferencias dietéticas. Así puedes ajustar la compra de aperitivos, platos, cubiertos, vasos y bebidas sin hacer cálculos a ciegas.
• Asigna a cada voluntario una función y un horario concreto, con una persona de respaldo por actividad. Para la mesa de registro, prepara una lista impresa y llega al menos 45 minutos antes de la apertura.
• Monta el recinto en este orden: carpas y mesas, mostrador de información, catering, estaciones de actividades y carteles direccionales. Deja un pasillo libre y comprueba el pronóstico del tiempo antes de decidir qué materiales van bajo las carpas.
• Prueba los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas antes de recibir visitantes. Enfría las bebidas y prepara el café con tiempo; los walkie-talkies cargados ayudan a coordinar visitas y actividades sin abandonar los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Publica la fecha y el programa durante la primera semana, confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas en los días siguientes, y deja los últimos 3 días para compras, comprobaciones y montaje.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?

Calcula al menos una persona para el registro, una para información, una por cada visita guiada y una por cada actividad simultánea. Añade 1 o 2 personas de apoyo para cubrir descansos, catering y cambios de última hora.

¿Cuándo se monta el recinto y se comprueba el material?

Haz la inspección del recinto y comprueba el material el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de abrir. El montaje de mesas, carpas, señalización, catering y estaciones suele requerir entre 60 y 90 minutos.

¿Qué se suele olvidar en una jornada de puertas abiertas?

Lo que más se retrasa es la señalización, la lista de registro, las bebidas frías y la prueba del sonido. Compruébalo 45 minutos antes de la llegada del público y ten a mano alargadores, regletas, tijeras y walkie-talkies cargados.

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