Tag der offenen Tür organisieren: ein Ablauf, der funktioniert
Ein Tag der offenen Tür wirkt für Besucher locker, braucht hinter den Kulissen aber eine klare Reihenfolge. Beginne mit Datum und Programm, sammle Anmeldungen und teile Helfer ein, bevor du Material oder Verpflegung planst. Rund zwei bis drei Wochen vorher sollten Führungen, Aktivitätsstationen und Informationsangebote feststehen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Anmeldetisch, Infostand, Catering und Stationen müssen gut sichtbar sein. Plane außerdem eine Schlechtwetterlösung und teste Lautsprecher und Mikrofon vor dem Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 6
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
- 7
Wettervorhersage prüfen
- 8
Einkaufen gehen
3 Personen
- 9
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 10
Aktivitätsmaterial kontrollieren
3 Personen
- 11
Getränke kühlen
2 Personen
- 12
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 13
Gelände inspizieren
2 Personen
- 14
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 15
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 16
Infostand einrichten
2 Personen
- 17
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 19
Aktivitätsstationen aufbauen
6 Personen
- 20
Lautsprecher und Mikrofon testen
2 Personen
Event
- 21
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 22
Besucher begrüßen
2 Personen
- 23
Führungen geben
3 Personen
- 24
Scouting-Informationen geben
2 Personen
- 25
Knüpfaktivität betreuen
2 Personen
- 26
Outdoor-Spiele betreuen
4 Personen
- 27
Lagerfeueraktivität betreuen
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Snacks servieren
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Abfall und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 32
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 33
Materialien sicher verstauen
4 Personen
- 34
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 35
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 37
Gelände reinigen
4 Personen
- 38
Küche reinigen
2 Personen
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 4
- Infostand
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ScherenAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 4
- Laptop
- Drucker
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- WegweiserAnz. 10
- InformationsbannerAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- KegelAnz. 20
- SeileAnz. 10
- HolzpfähleAnz. 12
- BasteltischeAnz. 2
- Bastelmaterialien
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum und Programm mindestens drei Wochen vorher. Bitte bei der Anmeldung direkt um Ernährungswünsche und eine Telefonnummer für kurzfristige Änderungen.
- Plane Führungen und Aktivitätsstationen in festen Zeitfenstern von etwa 30 bis 45 Minuten. So wissen Besucher, wann sie am Infostand oder an einer Station dazukommen können.
- Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und besetze Anmeldung, Führungen, Catering und Knüpfaktivität gleichzeitig. Eine Reserveperson verhindert, dass bei Pausen sofort ein Bereich ausfällt.
- Prüfe das Gelände spätestens am Vortag und stelle Wegweiser an Eingängen, Abzweigungen und vor den Partyzelten auf. Bei Regen müssen Zelte, Stromkabel und Aktivitätsmaterial bereits am Morgen geschützt und erreichbar sein.
- Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und stelle Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit. Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Aufbau der Besucherbereiche.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür planen?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Helferbedarf. Drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Anmeldungen möglich sein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Anmeldetisch, zwei für Führungen und je eine Betreuung für Infostand, Catering und Aktivitätsstationen ein. Bei mehreren Stationen brauchst du pro Station zusätzlich eine Person.
- Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher. Snacks bereitest du möglichst am selben Tag vor und richtest den Cateringtisch etwa 30 Minuten vor dem Einlass ein.
- Was braucht man für einen Tag der offenen Tür bei Regen?
- Stelle Partyzelte und geschützte Wege spätestens am Morgen auf und halte Aktivitätsmaterial trocken. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und nochmals zwei bis drei Stunden vor Beginn.
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!