Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos
Een open dag staat of valt met een duidelijke bezoekersstroom: mensen moeten weten waar ze zich aanmelden, wat er te doen is en bij wie ze terechtkunnen. Begin daarom met datum, programma en uitnodigingen en werk daarna terug naar vrijwilligers, materialen en terreinindeling. Verzamel dieetwensen tijdig en controleer activiteitenmateriaal minstens enkele dagen vooraf. Op de dag zelf zorgen een herkenbare infobalie, duidelijke pijlborden en een korte technische test voor rust.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma publiceren
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 6
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
- 7
Weersverwachting controleren
- 8
Boodschappen doen
3 personen
- 9
Materialen verzamelen
4 personen
- 10
Activiteitenmateriaal controleren
3 personen
- 11
Dranken koelen
2 personen
- 12
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 13
Terrein inspecteren
2 personen
- 14
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 15
Partytenten opzetten
4 personen
- 16
Infobalie inrichten
2 personen
- 17
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 18
Versiering ophangen
3 personen
- 19
Activiteitenstations opbouwen
6 personen
- 20
Speakers en microfoon testen
2 personen
Event
- 21
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
- 22
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 23
Rondleidingen geven
3 personen
- 24
Scoutinginformatie geven
2 personen
- 25
Knopenactiviteit begeleiden
2 personen
- 26
Buitenspellen begeleiden
4 personen
- 27
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
- 28
Koffie en thee serveren
2 personen
- 29
Hapjes serveren
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Afval en toiletten controleren
2 personen
- 32
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 33
Materialen veilig opbergen
4 personen
- 34
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 35
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 36
Servies afwassen
3 personen
- 37
Terrein schoonmaken
4 personen
- 38
Keuken schoonmaken
2 personen
- 39
Decoratie verwijderen
2 personen
- 40
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Infobalie
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Scharenaantal 4
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare portofoonsaantal 4
- Laptop
- Printer
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Pijlbordenaantal 10
- Informatiebannersaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Touwenaantal 10
- Houten palenaantal 12
- Knutseltafelsaantal 2
- Knutselmaterialen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afwasbakkenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het programma concreet per tijdsblok en zet rondleidingen, scoutinginformatie en de knopenactiviteit op een zichtbaar overzicht. Publiceer datum en programma zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan, zodat aanmeldingen bruikbaar worden.
- Verwerk aanmeldingen niet alleen voor het bezoekersaantal, maar ook voor dieetwensen en de verwachte drukte per onderdeel. Sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag af, zodat hapjes en zitplaatsen niet op gevoel worden geregeld.
- Plan vrijwilligers per plek en tijdstip: aanmeldtafel, infobalie, rondleidingen en activiteitenstations hebben niet allemaal dezelfde bezetting nodig. Geef elke vrijwilliger vooraf een taak, starttijd en aanspreekpunt; zo blijft de ontvangst ook tijdens een rondleiding bemand.
- Maak de buitenopstelling afhankelijk van het weer. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, tafels, stoelen, catering en activiteitenstations komen te staan; houd bovendien een droge plek voor materialen en bezoekers vrij.
- Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers arriveren, niet pas bij de eerste aankondiging. Zet ook portofoons opgeladen klaar en wijs één persoon aan voor de techniek, zodat vragen over geluid niet bij de infobalie blijven hangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Plan de laatste controle van aanmeldingen, dieetwensen, materialen en vrijwilligers in de week vóór de open dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?
- Dat hangt af van het aantal bezoekers en activiteiten, maar plan minimaal één vrijwilliger voor de aanmeldtafel, één voor de infobalie en per actief activiteitenstation één begeleider. Reserveer daarnaast minstens 2 mensen voor rondleidingen, catering en onverwachte uitval.
- Wanneer controleer je het weer voor een open dag?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die informatie om partytenten, activiteitenstations, catering en zitplaatsen definitief in te delen.
- Wanneer zet je de catering klaar voor een open dag?
- Zet tafels, serveerschalen en afvalbakken eerst klaar en bereid hapjes zo dicht mogelijk voor aanvang. Koel dranken uiterlijk 2 uur vooraf en test koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen voordat de eerste bezoekers komen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!