Journée portes ouvertes des monuments : liste de courses
Une journée portes ouvertes demande plus que du café et quelques panneaux. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les visites guidées, les pauses et la circulation dans le monument, souvent avec plusieurs bénévoles sur des horaires différents. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, le matériel, la vaisselle et les éléments de signalétique nécessaires. Vérifiez les quantités selon le nombre de visiteurs attendus et le nombre de points d’accueil.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
- Porte-parapluiesqté 2
- Chaises pliantesqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphone à main
- Tablette pour l’enregistrement
- Appareil photo
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Plateauxqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Drapeauxqté 12
- Cadres photoqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Numéros de tableqté 10
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 2
- Saladiersqté 4
- Verres doseursqté 2
- Pinces de serviceqté 6
- Plaques de refroidissementqté 4
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
- Brosses de toilettesqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Mini bâtonnets au fromage - 4 paquets
- Toast - 8 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Poires - 30 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains - 150 pièces
- Feuilletés - 200 pièces
- Mini-quiches - 150 pièces
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Crème chantilly - 12 bombes
- Biscuits - 10 paquets
- Stroopwafels - 10 paquets
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cuillères à thé - 200 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes à gâteau en carton - 300 pièces
- Brochettes en bambou - 500 pièces
- Dosettes de crème pour café - 300 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs à déchets biologiques - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
Informations
- Brochures du programmeqté 250
- Plansqté 250
- Étiquettes nominativesqté 100
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Panneaux d'informationqté 12
- Flèches de directionqté 30
- Cartes visiteursqté 250
- Badges des bénévolesqté 30
- Braceletsqté 250
Activité pour enfants
- Coloriagesqté 100
- Crayons de couleurqté 30
- Feutresqté 30
- Carnets de croquisqté 20
- Crayonsqté 30
- Gommesqté 20
- Taille-crayonsqté 10
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
- Ruban de balisageqté 4
- Tapis antidérapantsqté 6
- Panneaux de sortie de secoursqté 8
- Gilets fluorescentsqté 12
Transport
- Chariots de transportqté 2
- Caisses de rangementqté 12
- Sangles d'arrimageqté 6
Outils
- Marteauqté 2
- Tournevisqté 2
- Serre-câblesqté 200
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 6
- Mètre rubanqté 2
- Pieds de parasolqté 4
- Tapis anti-saletéqté 6
Conseils
- Prévoyez au moins 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée d’ouverture. Gardez une partie des boissons dans des glacières et préparez les thermos juste avant l’accueil.
- Pour une pause libre-service, comptez 1 tasse, 1 verre et 1 assiette par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Les cuillères, fourchettes et couteaux sont souvent oubliés lorsque le catering est livré séparément.
- Installez la signalétique avant l’arrivée du premier groupe : entrée, inscription, départ des visites guidées, toilettes et sortie. Préparez au moins un plan imprimé par point d’accueil, plus quelques exemplaires de secours.
- Réservez les rallonges et multiprises pour les machines à café, bouilloires et tablettes d’enregistrement. Testez chaque branchement le jour précédent et évitez de faire passer un câble dans une zone de circulation.
- Prévoyez une poubelle près de chaque espace de pause et un porte-parapluies à l’entrée. En cas de pluie, ajoutez des chaises pliantes et vérifiez que les glacières, le matériel photo et les clés sont accessibles avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour une Journée portes ouvertes des monuments ?
- Prévoyez des boissons, des en-cas, des tasses, verres, assiettes et couverts, ainsi que des nappes, poubelles et plateaux de service. Ajoutez le matériel d’accueil, les rallonges, multiprises, plans imprimés et panneaux de signalétique.
- Combien de gobelets et de verres prévoir par visiteur ?
- Comptez 1 verre et 1 tasse par personne pour une pause courte, avec une réserve d’environ 10 %. Si l’événement dure toute la journée, prévoyez 2 verres par personne ou organisez un lavage régulier.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le matin de l’événement, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture. Sortez seulement les quantités nécessaires pour le premier service afin d’éviter les pertes.
- Combien de plans et de panneaux faut-il imprimer ?
- Imprimez au moins 1 plan par point d’accueil et 2 à 3 exemplaires supplémentaires. Prévoyez un panneau pour chaque changement de direction et vérifiez leur emplacement avant l’arrivée des visiteurs.
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