Checklist pour organiser une journée portes ouvertes des monuments

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un déroulé précis, surtout quand les visiteurs arrivent par vagues et que plusieurs visites guidées se succèdent. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : date, programme, inscriptions, bénévoles, accueil et préparation sur place. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les clés, la signalétique, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons. Le plan comprend 70 tâches et 87 éléments à vérifier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Inscrire le monument
Établir le programme
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Fixer les guides
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les visites guidées
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer la signalétique
2 personnes
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le matériel d'exposition
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Installer le panneau d’accueil
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
Vérifier les points de repos
Tenir le stand photo
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Démonter le catering
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger le matériel d'exposition
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les clés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Porte-parapluiesqté 2
Chaises pliantesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone à main
Tablette pour l’enregistrement
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeauxqté 12
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Informations

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 30
Cartes visiteursqté 250
Badges des bénévolesqté 30
Braceletsqté 250

Activité pour enfants

Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Carnets de croquisqté 20
Crayonsqté 30
Gommesqté 20
Taille-crayonsqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Gilets fluorescentsqté 12

Transport

Chariots de transportqté 2
Caisses de rangementqté 12
Sangles d'arrimageqté 6

Outils

Marteauqté 2
Tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Mètre rubanqté 2
Pieds de parasolqté 4
Tapis anti-saletéqté 6

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant de construire le programme : prévoyez les créneaux de visite guidée, les temps de transition et une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes.
Répartissez les bénévoles par créneau et par fonction. Gardez au moins une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une disponible en cas d’absence ou de retard.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les réservations, les en-cas et les portions de catering.
Vérifiez l’accès la veille : clés, portes, branchements, rallonges, multiprises et emplacement de la tablette d’enregistrement. Un test sur place évite de découvrir un problème à l’ouverture.
Préparez la signalétique et le plan avant l’arrivée du public, puis contrôlez les prévisions météo la veille. Les porte-parapluies, poubelles, chaises et zones d’attente doivent être installés avant le premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes des monuments ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions du monument, le programme, les guides, les bénévoles et la communication prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps prévoir entre deux visites guidées ?: Prévoyez au minimum 15 minutes entre deux groupes, et davantage si les visiteurs doivent sortir avant l’entrée du groupe suivant. Cette marge sert aussi à remettre les espaces en ordre et à orienter les retardataires.
Quand confirmer les bénévoles et les guides ?: Confirmez les disponibilités 10 à 14 jours avant l’événement, puis envoyez le planning définitif environ 3 jours avant. Rappelez à chacun son horaire, son point de rendez-vous et sa mission.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons le jour précédent si vous disposez de glacières ou de réfrigérateurs. Préparez et portionnez les en-cas le jour même, quelques heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.