Checklist pour organiser les portes ouvertes d’un parti politique

Une journée portes ouvertes réussie se prépare par étapes, surtout lorsqu’elle réunit des visiteurs, des élus, des intervenants et plusieurs stands d’information. Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis vérifiez les autorisations avant de lancer les invitations. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires, l’accessibilité, les badges et le nombre de chaises. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir jusqu’à l’installation et à l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle et l’espace
Vérifier les autorisations et les déclarations
Renseigner les intervenants et les animateurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Informer les associations de quartier
2 personnes
Envoyer les invitations presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d'accessibilité
Envoyer le programme aux visiteurs
Répartir les stands d'information et les thèmes
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Confirmer la technique
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing aux bénévoles
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Charger les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Dégager la voie d’accès
2 personnes
Tenir la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les stands d'information
8 personnes
Annoncer les éléments du programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Recueillir les questions des visiteurs
Animer le débat
2 personnes
Modérer les questions du public
Aménager l’espace de pause
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Rassembler le matériel photo
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Ranger la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ranger en lieu sûr les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
Sélectionner les photos pour publication
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 3
Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de l’événementqté 12
Bâches pour banderolesqté 6
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Pompe à ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Torchons de cuisineqté 12

Catering

Courses

Informations

Brochures du programmeqté 150
Brochures de l’événementqté 300
Affiches à thèmeqté 30
Cartes de feedbackqté 150
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Papier A4qté 500
Papier A3qté 100
Stylos à bille pour les visiteursqté 60
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Listes d'inscriptionqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 2
Couverture anti-feu

Vestiaire

Numéros de vestiaireqté 150
Cintresqté 120
Bacs de vestiaireqté 4

Transport

Caisses de transportqté 20
Diablesqté 2
Sangles d'arrimageqté 6

Outils

Clé d’interrupteurqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 200

Conseils

Bloquez la salle et le programme au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, les animateurs, les stands et les éventuelles déclarations.
Ouvrez les inscriptions dès que la date est confirmée et prévoyez une relance 7 jours avant. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité.
Testez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones sans fil au moins 2 heures avant l’ouverture. Repérez aussi les prises, sécurisez les rallonges avec des passe-câbles et gardez des batteries externes chargées.
Préparez l’accueil avec une table d’inscription, les badges nominatifs et les livrets du programme triés par ordre alphabétique. Imprimez une dizaine d’exemplaires supplémentaires de chaque support pour les visiteurs non inscrits.
Établissez la répartition des bénévoles par créneau, avec au minimum une personne à l’accueil et une personne référente par espace d’information. Prévoyez des carafes, des gobelets réutilisables et des poubelles visibles afin d’éviter les files et les déchets qui s’accumulent.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser les portes ouvertes d’un parti politique ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation de la salle, les intervenants et la communication prennent souvent plusieurs semaines à confirmer.
Quand envoyer les invitations pour des portes ouvertes politiques ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites une relance environ 7 jours avant l’événement avec les horaires et les informations d’accès.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour des portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 référent par stand ou thème et 1 personne pour la technique. Pour 50 visiteurs et 4 stands, cela représente généralement 6 à 7 personnes par créneau, avec une rotation prévue.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, la signalétique et la technique. Ajoutez 30 minutes si les présentations et le système de sonorisation doivent être testés sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.