Organiser les portes ouvertes d’un parti politique

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans cet ordre : cadrer le programme, sécuriser le lieu et les autorisations, puis lancer les inscriptions et la communication. Prévoyez ensuite l’accueil, les stands d’information, les intervenants et les besoins d’accessibilité. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, la technique, le catering et la répartition des bénévoles. Ce déroulé évite de découvrir trop tard qu’il manque un badge, une prise électrique ou une personne à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle et l’espace
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Renseigner les intervenants et les animateurs
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
9
Informer les associations de quartier
2 personnes
10
Envoyer les invitations presse
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recueillir les besoins d'accessibilité
14
Envoyer le programme aux visiteurs
15
Répartir les stands d'information et les thèmes
2 personnes
16
Rassembler les présentations
2 personnes
17
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
21
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Commander le catering
24
Confirmer la technique
25
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
26
Envoyer le briefing aux bénévoles
27
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo
29
Faire les courses
3 personnes
30
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager les stands d'information
4 personnes
35
Aménager la zone de scène
3 personnes
36
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
37
Charger les présentations
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer les en-cas
3 personnes
46
Dégager la voie d’accès
2 personnes
47
Tenir la table d’accueil
2 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
2 personnes
50
Tenir les stands d'information
8 personnes
51
Annoncer les éléments du programme
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Recueillir les questions des visiteurs
57
Animer le débat
2 personnes
58
Modérer les questions du public
59
Aménager l’espace de pause
2 personnes
60
Encadrer le programme du soir
2 personnes
61
Accompagner les intervenants
2 personnes
62
Rassembler le matériel photo
63
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
64
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

68
Ranger la cuisine
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer l’espace
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Retirer la signalétique
2 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Stocker la restauration restante
2 personnes
78
Ranger en lieu sûr les données d’inscription
79
Envoyer un message de remerciement
80
Sélectionner les photos pour publication
81
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 3
Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de l’événementqté 12
Bâches pour banderolesqté 6
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Pompe à ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Torchons de cuisineqté 12

Catering

Courses

Informations

Brochures du programmeqté 150
Brochures de l’événementqté 300
Affiches à thèmeqté 30
Cartes de feedbackqté 150
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Papier A4qté 500
Papier A3qté 100
Stylos à bille pour les visiteursqté 60
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Listes d'inscriptionqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 2
Couverture anti-feu

Vestiaire

Numéros de vestiaireqté 150
Cintresqté 120
Bacs de vestiaireqté 4

Transport

Caisses de transportqté 20
Diablesqté 2
Sangles d'arrimageqté 6

Outils

Clé d’interrupteurqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 200

Conseils

Bloquez la date, le programme et la salle avant toute invitation. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, confirmer les intervenants et préparer la communication.
Publiez le formulaire d’inscription dès que le programme est assez stable. Demandez séparément les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis envoyez le programme aux visiteurs quelques jours avant l’événement.
Attribuez un responsable à chaque zone : inscription, stands, salle de présentation, catering et technique. Pour une journée de 4 heures, prévoyez au minimum deux bénévoles à l’accueil et une relève planifiée.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur au plus tard la veille. Vérifiez aussi les microphones sans fil, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles afin de ne pas improviser dans une salle pleine.
Préparez les badges, la signalétique, les livrets et le matériel d’information avant l’installation. Comptez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires et gardez une réserve de gobelets, de carafes et de sacs-poubelle sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des portes ouvertes d’un parti politique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les déclarations, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et envoyer les invitations presse.
Quand envoyer les invitations pour des portes ouvertes politiques ?: Envoyez une première invitation environ 4 semaines avant la date, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Le programme définitif peut être transmis aux inscrits 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour un format avec accueil, stands et présentations, prévoyez au moins 6 bénévoles pour une petite équipe : deux à l’accueil, deux pour les stands et deux pour la salle et la logistique. Ajoutez une personne référente pour la technique si le programme utilise un vidéoprojecteur et une sonorisation.
Que faut-il vérifier la veille des portes ouvertes ?: Contrôlez la liste des inscrits, les badges, les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis testez toutes les présentations et le son. Vérifiez aussi que la signalétique, les tables, les chaises, les rallonges et le catering sont bien disponibles avant l’ouverture.

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