Organiser une journée portes ouvertes dans un centre de soins résidentiel

Une journée portes ouvertes dans un centre de soins résidentiel se prépare d’abord autour du parcours des visiteurs, puis autour de l’accueil et des visites. Fixez le programme avant de communiquer la date, afin de savoir combien de créneaux, de guides et de bénévoles prévoir. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires, les badges et la capacité des espaces. La confidentialité médicale et l’information des résidents doivent être traitées avant toute visite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Concevoir les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier la journée portes ouvertes en ligne
5
Informer le quartier et les prescripteurs
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des visiteurs
9
Répartir les visites guidées
2 personnes
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Confirmer la réservation du catering
12
Confirmer la réservation du matériel
13
Vérifier les itinéraires des visites guidées
2 personnes
14
Indiquer les espaces pour les visites guidées
2 personnes
15
Rassembler les présentations
2 personnes
16
Informer les résidents
2 personnes
17
Coordonner la confidentialité médicale
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Imprimer les programmes
20
Imprimer les panneaux d’itinéraire
21
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Sécuriser le lieu
3 personnes
27
Dégager l’entrée
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Monter le buffet
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Installer les stands d’information
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Tester la présentation au vidéoprojecteur
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Dresser les tables
4 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Accompagner les visites guidées
4 personnes
49
Démontrer les activités
4 personnes
50
Accompagner les résidents lors des activités
4 personnes
51
Assurer la présentation
2 personnes
52
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
58
Encadrer les séances photo
2 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Désinstaller le buffet
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les salles
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
72
Archiver les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petites cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Glacièresqté 4
Balance de cuisine

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban adhésifqté 3
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par découper la journée en créneaux de visite et indiquez une durée précise pour chacun. Prévoyez un responsable par groupe afin d’éviter que les visiteurs se retrouvent seuls dans un espace résidentiel.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et mettre à jour la liste des visiteurs. Faites un dernier contrôle 48 heures avant l’événement, car les désistements et les demandes particulières arrivent souvent tard.
Ne limitez pas l’information aux invitations : prévenez aussi le quartier et les prescripteurs. Publiez le programme en ligne avec les horaires, le point d’accueil et les modalités d’inscription.
Traitez la confidentialité médicale comme une étape de préparation, pas comme une consigne donnée le jour même. Définissez les espaces accessibles, les sujets qui peuvent être présentés et les personnes autorisées à répondre aux questions.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins la veille. Le jour J, gardez les programmes, les panneaux d’itinéraire et les badges à l’accueil pour fluidifier les premières minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de soins ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, d’envoyer les invitations, de confirmer le traiteur et le matériel, puis de coordonner les visites et les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir ajuster les groupes, les besoins alimentaires et les badges.
Combien de visiteurs prévoir par visite guidée ?: Répartissez les visiteurs en groupes correspondant à la capacité réelle des espaces et au nombre de guides disponibles. Pour un parcours confortable, vérifiez chaque itinéraire et confirmez les groupes au plus tard 48 heures avant.
Comment gérer la confidentialité médicale pendant les portes ouvertes ?: Définissez avant l’ouverture les zones accessibles et les informations présentables, puis informez les résidents et l’équipe. Prévoyez un référent joignable pendant toute la journée pour traiter immédiatement une question liée à la confidentialité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.