Tag der offenen Tür im Wohnpflegezentrum organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Wohnpflegezentrum braucht mehr als Einladungen und Kaffee. Entscheidend sind ein klarer Zeitplan, gut getaktete Führungen und ein Empfang, an dem Besucher sofort Orientierung finden. Beginnen Sie mit Datum und Programm und legen Sie danach Zuständigkeiten, Anmeldungen und Raumrouten fest. Besonders häufig werden medizinische Privatsphäre, Ernährungswünsche und die Abstimmung mit Anwohnern zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen gestalten
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 5
Nachbarschaft und Wegweiser informieren
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Besucherliste aktualisieren
- 9
Führungen einteilen
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Catering-Reservierung bestätigen
- 12
Gerätereservierung bestätigen
- 13
Führungsrouten kontrollieren
2 Personen
- 14
Räume für die Führung zuweisen
2 Personen
- 15
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 16
Anwohner informieren
2 Personen
- 17
Medizinische Privatsphäre abstimmen
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
- 19
Programme ausdrucken
- 20
Wegweiser ausdrucken
- 21
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Veranstaltungsort sichern
3 Personen
- 27
Eingang freimachen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Buffet aufbauen
3 Personen
- 31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 32
Infostände aufstellen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 36
Beamerpräsentation testen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 38
Tische eindecken
4 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
2 Personen
- 43
Programme ausgeben
2 Personen
- 44
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 45
Besucher zu den Sälen begleiten
3 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Führungen begleiten
4 Personen
- 49
Aktivitäten vorführen
4 Personen
- 50
Bewohner bei Aktivitäten begleiten
4 Personen
- 51
Präsentation übernehmen
2 Personen
- 52
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
2 Personen
- 55
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 58
Fotomomente begleiten
2 Personen
- 59
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Buffet abräumen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Kühlprodukte wegräumen
2 Personen
- 64
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Räume reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Geräte einpacken
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 72
Besucherdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstresen
- StehtischeAnz. 4
- HockerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeelöffelAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Küchenwaage
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- KlebehakenAnz. 30
- GewebeklebebandAnz. 3
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 80
- StifteAnz. 30
- ProgrammhefteAnz. 100
- AnmeldeformulareAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie zuerst Datum, Öffnungszeit und Programmpunkte fest. Planen Sie Führungen in festen Gruppen und lassen Sie zwischen zwei Rundgängen mindestens 10 Minuten für Rückfragen und den Wechsel der Besucher.
- Verschicken Sie Einladungen frühzeitig und veröffentlichen Sie den Termin zusätzlich online. Informieren Sie Nachbarschaft und Anwohner spätestens 14 Tage vorher über Besucheraufkommen, Wegweiser und mögliche Verkehrsgeräusche.
- Führen Sie eine aktuelle Besucherliste und erfassen Sie Ernährungswünsche bis spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. So kann das Catering angepasst werden, statt am Veranstaltungstag einzelne Portionen improvisieren zu müssen.
- Teilen Sie Freiwillige klar auf Empfang, Führungen, Buffet und Technik ein. Rechnen Sie pro Führungsgruppe mindestens eine verantwortliche Person ein und testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag.
- Kontrollieren Sie die Führungsrouten vor der Öffnung und stimmen Sie sensible Bereiche mit dem Pflegepersonal ab. Namensschilder, gedruckte Programme und Wegweiser sollten am Vorabend vollständig vorbereitet und Getränke frühzeitig kalt gestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Wohnpflegezentrum planen?
- Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Zuständigkeiten. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Personen sollten an einer Führung teilnehmen?
- Planen Sie pro Gruppe etwa 10 bis 15 Besucher, damit Räume übersichtlich bleiben und Fragen möglich sind. Bei größerem Interesse teilen Sie die Gäste auf mehrere feste Startzeiten auf und lassen mindestens 10 Minuten Abstand zwischen den Gruppen.
- Wann müssen Ernährungswünsche und Anmeldungen feststehen?
- Setzen Sie eine Frist 3 Tage vor dem Tag der offenen Tür. Aktualisieren Sie die Besucherliste danach noch einmal und geben Sie die endgültige Zahl an das Catering weiter.
- Was muss am Vortag eines Tags der offenen Tür geprüft werden?
- Kontrollieren Sie am Vortag Führungsrouten, zugewiesene Räume, Präsentationsmaterial und Technik. Stellen Sie außerdem Namensschilder, Programme und Wegweiser bereit und lagern Sie Kühlprodukte korrekt ein.
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