Zo organiseer je een open dag in een woonzorgcentrum
Begin met een helder programma en een vaste route door het woonzorgcentrum. Plan daarna de communicatie, aanmeldingen en bezetting, zodat je weet hoeveel bezoekers en vrijwilligers je kunt verwachten. Stem vroeg af welke ruimtes toegankelijk zijn en hoe je met medische privacy omgaat. In de laatste week draait alles om controleren: apparatuur, routeborden, presentaties, catering en een ontvangst die ook bij extra bezoekers rustig blijft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Open dag online publiceren
- 5
Buurt en verwijzers informeren
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Bezoekerslijst bijwerken
- 9
Rondleidingen indelen
2 personen
- 10
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
- 11
Reservering catering bevestigen
- 12
Reservering apparatuur bevestigen
- 13
Rondleidingsroutes controleren
2 personen
- 14
Ruimtes voor rondleiding aanwijzen
2 personen
- 15
Presentaties verzamelen
2 personen
- 16
Bewoners informeren
2 personen
- 17
Medische privacy afstemmen
2 personen
- 18
Naambadges voorbereiden
- 19
Programma's afdrukken
- 20
Routeborden afdrukken
- 21
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Koelproducten opslaan
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Locatie veilig maken
3 personen
- 27
Entree vrijmaken
2 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Buffet opbouwen
3 personen
- 31
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 32
Infostands plaatsen
3 personen
- 33
Decoratie ophangen
3 personen
- 34
Routeborden plaatsen
2 personen
- 35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 36
Beamerpresentatie testen
2 personen
- 37
Toiletten controleren
2 personen
- 38
Tafels dekken
4 personen
- 39
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 41
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 42
Bezoekers registreren
2 personen
- 43
Programma's uitdelen
2 personen
- 44
Naambadges uitdelen
2 personen
- 45
Bezoekers naar zalen begeleiden
3 personen
- 46
Koffie en thee serveren
3 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 49
Activiteiten demonstreren
4 personen
- 50
Bewoners bij activiteiten begeleiden
4 personen
- 51
Presentatie verzorgen
2 personen
- 52
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Gebruikt servies ophalen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds controleren
- 58
Fotomomenten begeleiden
2 personen
- 59
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 61
Buffet afruimen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Koelproducten opruimen
2 personen
- 64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
3 personen
- 67
Zalen schoonmaken
4 personen
- 68
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 69
Apparatuur inpakken
2 personen
- 70
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
- 72
Bezoekersgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 80
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffielepeltjesaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Keukenweegschaal
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Kleefhaakjesaantal 30
- Ducttapeaantal 3
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 80
- Pennenaantal 30
- Programmafoldersaantal 100
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Routebordenaantal 12
- Pijlenstickersaantal 30
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast en geef per onderdeel een begin- en eindtijd. Reserveer ruimte voor rondleidingen, presentaties en informele gesprekken, zodat bezoekers niet allemaal tegelijk door dezelfde gang lopen.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en werk de bezoekerslijst minimaal twee keer bij: één week vooraf en de dag vóór de open dag. Noteer dieetwensen apart en geef het definitieve aantal door aan de catering.
- Maak rondleidingen klein genoeg voor een verstaanbare uitleg, bijvoorbeeld groepen van maximaal 8 tot 10 bezoekers. Controleer de route vooraf op afgesloten ruimtes, rustmomenten en plekken waar bewoners privacy nodig hebben.
- Rooster vrijwilligers per taak én tijdsblok in. Zorg op de dag zelf voor minstens één persoon bij de ontvangst, één begeleider per rondleiding en iemand die presentaties, beamer, microfoon en speakers kan bedienen.
- Zet gekoelde producten pas op het laatste moment klaar en test koffiezetapparaten, waterkokers en presentaties vóór de ontvangst. Druk programma’s en routeborden uiterlijk de dag ervoor af; dat voorkomt haast bij de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag in een woonzorgcentrum?
- Leg datum en programma ongeveer 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en informeer buurt en verwijzers bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat aanmeldingen tijdig binnenkomen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in een woonzorgcentrum?
- Reken voor een kleinschalige open dag op minimaal 1 ontvangstmedewerker, 1 begeleider per rondleidingsgroep en 1 technisch aanspreekpunt. Bij groepen van 8 tot 10 bezoekers heb je voor drie gelijktijdige rondleidingen dus minstens 5 mensen nodig.
- Wanneer regel je catering voor een open dag in een woonzorgcentrum?
- Bevestig de catering ongeveer 2 weken vooraf en geef het definitieve bezoekersaantal, dieetwensen en serveermomenten uiterlijk 5 werkdagen van tevoren door. Zet koelproducten pas op de dag zelf koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor aanvang.
- Hoe ga je om met privacy tijdens rondleidingen in een woonzorgcentrum?
- Stem medische privacy en toegankelijke ruimtes minimaal 2 weken vooraf af met de verantwoordelijke medewerkers. Beperk rondleidingen tot aangewezen routes en vraag toestemming voordat bewoners, kamers of persoonlijke informatie zichtbaar of besproken worden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!