Organiser une journée portes ouvertes au lycée

Une journée portes ouvertes réussie repose d’abord sur un parcours simple pour les visiteurs. Commencez par fixer la date, le programme et la répartition des salles, puis construisez les inscriptions et les équipes autour de ce cadre. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les plans d’orientation et les tests techniques dans chaque salle. Prévoyez aussi un vrai temps d’installation le matin, notamment pour l’accueil, le café et les présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir les salles et les visites guidées
3 personnes
3
Inscription pour la journée portes ouvertes
4
Concevoir les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier des messages sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les guides
2 personnes
10
Préparer le briefing des enseignants
2 personnes
11
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Commander le catering
2 personnes
14
Préparer les plans
2 personnes
15
Concevoir les panneaux d’orientation
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Rassembler les présentations
2 personnes
18
Vérifier la technique dans chaque salle
2 personnes
19
Créer le matériel d'impression
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Apporter le matériel à l'école
3 personnes
22
Tester les machines à café
2 personnes
23
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
24
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Aménager les stands d'information
6 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Déposer les plans
2 personnes
32
Brancher la technique
3 personnes
33
Préparer les présentations
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes

Événement

37
Accueillir les bénévoles
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Orienter les visiteurs
4 personnes
42
Accompagner les visites guidées
8 personnes
43
Faire des démonstrations de cours
10 personnes
44
Présenter les séances d'information
4 personnes
45
Répondre aux questions
6 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Maintenir les tables du buffet propres
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Encadrer les séances photo
2 personnes
53
Rassembler les formulaires d’inscription
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Éteindre l’équipement
3 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Nettoyer les locaux
5 personnes
62
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
63
Dégager le comptoir d’accueil
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Archiver les inscriptions
68
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
69
Répondre aux questions de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Accueil
Nappesqté 20
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 10
Cliques de présentationqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Bannières de l'écoleqté 4
Décoration de tableqté 20
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des visites guidées, les salles concernées et la durée de chaque créneau. Cela évite de devoir modifier les inscriptions après publication.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Faites un point de contrôle au moins 7 jours avant l’événement pour transmettre les quantités au catering.
Attribuez les guides par salle et par créneau, puis organisez un briefing séparé pour les enseignants et les bénévoles. Distribuez les plans et les consignes avant l’ouverture, pas au moment où les premiers visiteurs arrivent.
Testez chaque vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphone et haut-parleur dans la salle où il sera utilisé. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et cliques de présentation : un câble manquant bloque vite une présentation entière.
Installez l’accueil, les tables d’information, les panneaux d’orientation et les badges avant l’arrivée du public. Faites livrer le matériel à l’école assez tôt pour remplir les réfrigérateurs, tester les machines à café et préparer les boissons sans interrompre les visites.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes au lycée ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour fixer le programme, ouvrir les inscriptions, concevoir les invitations et répartir les équipes. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, les plans, les badges et les vérifications techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, puis publiez des rappels à 14 jours et à 3 jours. Fermez ou vérifiez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin d’ajuster les visites guidées et le catering.
Combien de guides faut-il prévoir pour les visites du lycée ?: Prévoyez au minimum 1 guide par groupe et par créneau, avec 1 personne de réserve pour environ 4 à 5 groupes. Ajoutez un référent à l’accueil pour orienter les visiteurs et gérer les retards ou les changements de salle.
Quand tester le matériel audiovisuel des salles ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis un contrôle complet le matin même. Vérifiez chaque présentation avec son ordinateur, son vidéoprojecteur, son écran, ses câbles et son alimentation dans la salle prévue.

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