Tag der offenen Tür an einer weiterführenden Schule organisieren
Ein Tag der offenen Tür an einer weiterführenden Schule braucht mehr als ein Programm und offene Türen. Familien müssen sich schnell orientieren können, Führungen pünktlich starten und in jedem Raum müssen Präsentationen und Technik funktionieren. Beginne mit Datum, Ablauf und Raumaufteilung und arbeite dich dann zu Einladungen, Anmeldungen und Briefings vor. In den letzten Tagen zählen vor allem klare Wege, getestete Geräte und eine verlässliche Einteilung der Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Führungen einteilen
3 Personen
- 3
Für den Tag der offenen Tür anmelden
- 4
Einladungen gestalten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Social-Media-Posts veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Führer einteilen
2 Personen
- 10
Lehrerbriefing erstellen
2 Personen
- 11
Freiwilligenbriefing erstellen
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Lagepläne vorbereiten
2 Personen
- 15
Wegweiser entwerfen
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 18
Technik pro Raum prüfen
2 Personen
- 19
Druckmaterial erstellen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Materialien zur Schule bringen
3 Personen
- 22
Kaffeemaschinen testen
2 Personen
- 23
Kühlschränke befüllen
2 Personen
- 24
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 28
Infostände einrichten
6 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 31
Grundrisse auslegen
2 Personen
- 32
Technik anschließen
3 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 36
Namensschilder verteilen
2 Personen
Event
- 37
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 38
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 39
Besucher registrieren
4 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Besucher orientieren
4 Personen
- 42
Führungen begleiten
8 Personen
- 43
Lektionen vorführen
10 Personen
- 44
Informationsveranstaltungen präsentieren
4 Personen
- 45
Fragen beantworten
6 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Buffet-Tische sauber halten
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 52
Fotomomente begleiten
2 Personen
- 53
Anmeldeformulare sammeln
2 Personen
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Geräte ausschalten
3 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 60
Abfall trennen
3 Personen
- 61
Räume reinigen
5 Personen
- 62
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 63
Empfangstresen leerräumen
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Anmeldungen archivieren
- 68
Dankesnachricht versenden
2 Personen
- 69
Rückfragen beantworten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationstischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- Empfangstresen
- TischdeckenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 8
- BeamerAnz. 6
- ProjektionsleinwändeAnz. 6
- LautsprecherAnz. 4
- MikrofoneAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadekabelAnz. 10
- PräsentationsklickerAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
Dekoration
- BallonsAnz. 200
- WimpelkettenAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- SchulbannerAnz. 4
- TischdekorationAnz. 20
- PflanzenAnz. 12
- Fotowand
- KreidetafelnAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandschuheAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
Catering
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlcontainerAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- BrotkörbeAnz. 8
- EtikettenhalterAnz. 20
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst ein Zeitraster für Begrüßung, Führungen und Raumangebote fest. Plane pro Führungsgruppe feste Startzeiten und benenne für jeden Raum eine verantwortliche Person.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, Gruppengrößen und besondere Fragen spätestens einige Tage vorher, damit Catering und Führungen angepasst werden können.
- Bereite für Lehrkräfte und Freiwillige ein kurzes Briefing mit Treffpunkt, Einsatzzeit, Aufgaben und Notfallkontakt vor. Gib Namensschilder und Lagepläne vor dem Einlass aus, nicht erst während des Besucherandrangs.
- Teste Beamer, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationsklicker in den tatsächlich genutzten Räumen. Lege Verlängerungskabel, Ladekabel und Ersatzlösungen am Vortag bereit, weil fehlende Anschlüsse häufig erst beim Aufbau auffallen.
- Richte den Empfang mit Lageplan, Wegweisern und Informationstischen ein und stelle Abfallbehälter sowie Kleiderständer sichtbar auf. Befülle Kühlschränke und Thermoskannen erst nach dem Aufbau und teste die Kaffeemaschinen, bevor die ersten Familien eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an einer Schule planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Einladungen und Online-Anmeldung sollten mehrere Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise freigeschaltet werden.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Führungsgruppe und zusätzlich zwei Personen für den Empfang ein. Für Technik, Catering und spontane Fragen sollten außerdem mindestens zwei flexible Helfer eingeplant werden.
- Wann sollten Technik und Präsentationen geprüft werden?
- Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher ein und teste jeden Raum spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch Lautsprecher, Mikrofone, Projektionsflächen, Anschlüsse und Ladekabel.
- Wie organisiert man die Führungen beim Tag der offenen Tür?
- Teile die Führer festen Gruppen und Startzeiten zu und halte pro Führung einen Lageplan bereit. Plane zwischen zwei Rundgängen mindestens 10 Minuten Puffer ein, damit Verspätungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.
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